Art. 113 § 1 Kodeksu pracy stanowi, że karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Pracodawca może, z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, uczynić to jednak wcześniej. Z tej możliwości pracodawcy korzystają jednak niezwykle rzadko. Zdecydowanie częściej o zatarciu kary porządkowej decyduje upływ terminu jej zatarcia, który nie może być w żaden sposób modyfikowany przez pracodawcę.

W świetle przywołanego przepisu warunkiem zatarcia kary porządkowej jest rok nienagannej pracy. Ustawa nie precyzuje bliżej tej przesłanki, jednak termin ten jest zgodnie definiowany jako wykonywanie pracy w sposób, który nie daje powodu do ponownego pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności porządkowej. Jak wskazano w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 3 sierpnia 2007 r. (sygn. akt I PK 82/2007, publik. LexPolonica nr 1785854) „zatarciu ulega kara dyscyplinarna a nie fakty, które leżały u podstaw dyscyplinowania. Tylko karę uważa się za niebyłą a jej odpis usuwa się z akt osobowych po roku nienagannej pracy. Samo zdarzenie, które było podstawą dyscyplinowania, nie uległo jednak zatarciu i nadal ma znacznie, gdy nie jest obojętne dla innych norm (przepisów) prawa”.

Skutkiem upływu wskazanego terminu jest obowiązek pracodawcy polegający na dokonaniu ingerencji w akta osobowe pracownika w postaci usunięcia odpisu zawiadomienia informującego pracownika o zastosowaniu wobec niego kary porządkowej. Obowiązek ten jednak wymiar szerszy – oprócz fizycznego usunięcia dokumentu z akt osobowych – pracodawca powinien również dokonać ingerencji w wykaz dokumentów zarchiwizowanych w aktach osobowych.

Wskazana przepis znajduje również odpowiednie zastosowanie w przypadku uwzględnienia przez pracodawcę sprzeciwu pracownika wobec zastosowanej kary porządkowej albo wydania przez sąd pracy orzeczenia o uchyleniu kary, przy czym zdaniem Sądu Najwyższego „dopuszczalne jest orzekanie o uchyleniu kary porządkowej, która w toku postępowania sądowego została uznana za niebyłą z mocy samego prawa.” (uchwała SN z dnia 18 czerwca 2002r., sygn. akt III PZP 10/02, publik. OSNAPiUS 2002, nr 21, z. 514).

W przypadku niewykonania wskazanego obowiązku, pracodawca musi się liczyć z tym, że naruszenie prawa w tym zakresie może być przedmiotem środków prawnych kierowanych podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, jak również pracownik może żądać nakazania przez sąd pracy usunięcie z akt osobowych śladów zatartej kary porządkowej.