Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy: „W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).”.

Warto zwrócić uwagę, że regulacja nie precyzuje sposobu, w jaki pracodawca powinien polecić wykonywanie pracy zdalnej. Należy uznać, że wystarczająca jest taka forma, w jakiej możliwe jest przekazanie stosownej informacji w sposób zrozumiały dla pracownika. Tym samym może to nastąpić nawet ustnie. Należy jednak pamiętać, że dla bezpieczeństwa (ewentualnych celów dowodowych) warto potwierdzić tego rodzaju ustalenie pisemnie bądź mailowo. Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnie.

Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik dysponuje odpowiednimi umiejętnościami, możliwościami technicznymi i lokalowymi do wykonywania takiej pracy, a rodzaj powierzanej pracy na to pozwala.

W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania czynności wytwórczych lub usług materialnych (art. 3 ust. 3 ustawy). Pracodawca powinien zatem w pierwszej kolejności zweryfikować, czy wszystkie opisane warunki są spełnione, a następnie zapewnić niezbędne materiały i narzędzia. Oczywiście pracownik może korzystać z własnych narzędzi podczas pracy zdalnej, ale musi to robić w taki sposób, aby możliwa były poszanowanie i ochrona informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący prace zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonywania. W poleceniu pracodawca powinien określić częstotliwość i formę, w jakiej pracownik będzie sporządzał stosowną ewidencję.