Jeżeli nie doszło do zawarcia umowy o wspólnej odpowiedzialności pracowników za mienie powierzone, to w razie wyrządzenia szkody przez kilku pracowników, będą oni odpowiadali na zasadach wynikających z art. 118 kodeksu pracy. Zgodnie z przywołanym przepisem, w razie wyrządzenia szkody przez kilku pracowników każdy z nich ponosi odpowiedzialność za część szkody stosownie do przyczynienia się do niej i stopnia winy. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie stopnia winy i przyczynienia się poszczególnych pracowników do powstania szkody, odpowiadają oni w częściach równych.

O zakresie odpowiedzialności każdego z pracowników decyduje przyczynienie się i stopień winy. Odpowiedzialność stosownie do przyczynienia oznacza wyrażony ułamkiem udział pracownika w wyrządzeniu szkody, który weryfikowany jest stopniem jego winy. Oznacza to, że pracownik może być zobowiązany do pokrycia większej części szkody, aniżeli wynikałoby to z zakresu przyczynienia się, na skutek przypisania mu wyższego niż innym stopnia winy i na odwrót. Gdy niemożliwe jest ustalenie w stosunku do każdego sprawcy zakresu przyczynienia się do szkody i stopnia jego winy, pracownicy wyrządzający szkodę odpowiadają w częściach równych, a naprawienie szkody nastąpi dopiero po spełnieniu świadczenia przez wszystkich zobowiązanych. Odpowiedzialność ta nie jest solidarna. Dług każdego pracownika wobec pracodawcy ma byt samodzielny.

W przypadku każdego z pracowników wysokość odszkodowania nie może przekraczać wysokości trzykrotnego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi. Wyjątek stanowi sytuacji, gdy szkoda zostanie wyrządzona umyślnie. Wówczas zastosowanie znajdzie odpowiednio art. 122 kodeksu pracy, zgodnie z którym pracownik jest obowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości. Należy jedynie dodać, iż wówczas pracownicy ponosić będą solidarną odpowiedzialność za wyrządzoną szkodę. Podkreślił to Sąd Najwyższy w uchwale siedmiu sędziów, wpisanej do księgi zasad prawnych, z dnia 30 maja 1975 roku w sprawie o sygn. akt V PZP 3/75, zgodnie z którą w razie zagarnięcia mienia lub wyrządzenia szkody zakładowi pracy w inny umyślny sposób przez kilku pracowników albo przez pracowników z innymi osobami odpowiedzialność sprawców jest solidarna.

Natomiast zgodnie z art. 125 § 1 kodeksu pracy, na zasadach określonych w art. 124 (odpowiedzialność za mienie powierzone) pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną za mienie powierzone im łącznie z obowiązkiem zwrotu i wyliczenia się. Podstawą łącznego powierzenia mienia jest umowa o współodpowiedzialności materialnej, zawarta na piśmie przez pracowników z pracodawcą. Ponadto, jak stanowi § 2 art. 125 kodeksu pracy, pracownicy ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną odpowiadają w częściach określonych w umowie. Jednakże w razie ustalenia, że szkoda w całości lub części została spowodowana przez niektórych pracowników, za całość szkody lub za stosowną jej część odpowiadają tylko sprawcy szkody. Szczegółowe zasady tej odpowiedzialności określone zostały w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie.

Podstawą tej odpowiedzialności jest umowa o wspólnej odpowiedzialności za mienie łącznie powierzone pracownikom z obowiązkiem wyliczenia się zawarta przez grupę pracowników z pracodawcą. Umowę taką należy zawrzeć na piśmie, niezachowanie tej formy powoduje nieważność umowy. Umowa powinna określać, w jakiej części poszczególni pracownicy odpowiadają za niedobór. W doktrynie przyjmuje się jednak, że w razie nieokreślenia tego w umowie pracownicy ponoszą odpowiedzialność w częściach równych – analogicznie do treści art. 118 kodeksu pracy.

Przedmiotowa odpowiedzialność pracowników za powstały niedobór w częściach równych lub zróżnicowanych wyłącza możliwość zawarcia umowy o współodpowiedzialności materialnej, przewidującej odpowiedzialność za całą szkodę, czyli odpowiedzialność o charakterze solidarnym (orzeczenie SN, sygn. akt IV PR 21/82). Takie postanowienie umowy jest nieważne. Nie wyklucza to oczywiście odpowiedzialności solidarnej w przypadku umyślnego wyrządzenia szkody pracodawcy przez pracowników, gdyż wówczas ich odpowiedzialność opiera się na przepisach o czynach niedozwolonych, a nie na podstawie umowy zawartej z pracodawcą (uchwała SN, sygn. akt V PZP 3/75).

Umowa o wspólnej odpowiedzialności obowiązuje także w stosunku do nowego pracodawcy, przejmującego zakład pracy lub jego część na podstawie art. 23¹ kodeksu pracy. Natomiast każda zmiana w składzie pracowników objętych wspólną odpowiedzialnością wymaga zawarcia nowej umowy. Jej nie zawarcie uchyla wspólną odpowiedzialność za powierzone mienie. Potwierdza tę tezę Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 12 listopada 2003 roku wydanym w sprawie o sygnaturze akt I PK 551/02. Ponadto konieczne jest podkreślenie, że jeżeli pracownicy będący stroną umowy o wspólnej odpowiedzialności umyślnie spowodują całość lub część niedoboru, za jego całość lub część, odpowiednio, ponoszą odpowiedzialność solidarną na podstawie art. 122 kodeksu pracy w związku z art. 127.