Zapoznanie pracownika z regulaminem pracy powinno znaleźć pisemne potwierdzenie. W świetle § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy uzyskuje m.in. jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy.

Obowiązek ten dotyczy oczywiście tylko pracodawców mających obowiązek tworzenia regulaminu pracy, tj. pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników, bez względu na wymiar ich czasu pracy oraz nieobjętych układem zbiorowym pracy. Oświadczenie powinno być odebrane od pracownika przed dopuszczeniem go do pracy. Pisemne oświadczenie należy przechowywać w części B akt osobowych pracownika, w której powinny się znaleźć dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika.

Niedopełnienie obowiązku zapoznania pracownika z regulaminem pracy jest uchybieniem, które w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy może skutkować wnioskiem w wystąpieniu.