Akta osobowe jako zbiór danych osobowych

W świetle § 6 rozporządzenia MPiPS z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe. Celem prowadzenia akt osobowych pracowników jest gromadzenie dokumentów dotyczących ubiegania się o zatrudnienie, nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia oraz związanych z ustaniem zatrudnienia. Informacje zawarte w tych dokumentach są danymi osobowymi w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.

Czy pracodawca, podejrzewając byłego pracownika o pisemny donos, ma prawo wykorzystać dokumenty z jego akt osobowych w celu sporządzenia ekspertyzy grafologicznej?

W przedmiotowej sprawie wypowiedział się Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych. Jego zdaniem brak jest podstaw prawnych do takiego działania.

W uzasadnieniu swojego stanowiska GIODO powołał się na art. 23 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. W ust. 1 pkt 1 - 5 tego przepisu ustawodawca wskazał przesłanki legalizujące przetwarzanie danych osobowych. W przypadku pracodawcy przepisem dopuszczającym go do danych pracownika jest oczywiście art. 221 kodeksu pracy. Po ustaniu stosunku pracy dalsze przetwarzanie danych osobowych pracownika zgromadzonych w aktach osobowych odbywa się tylko w celach archiwalnych na podstawie przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Praktycznie…

Podsumowując GIODO uznał, iż pracodawca, który udostępnia podmiotowi sporządzającemu ekspertyzę grafologiczną dane osobowe zawarte w dokumencie z akt osobowych byłego pracownika, działa niezgodnie z prawem. Brak jest bowiem przepisu prawnego umożliwiającego dalsze przetwarzanie danych osobowych byłego pracownika w innym niż wskazany powyżej cel. Skoro dane osobowe pracownika zostały zebrane w związku z jego zatrudnieniem, to po jego ustaniu można je wykorzystywać tylko dla celów archiwalnych.

Niezależnie od kazusu zbadanego przez GIODO warto podkreślić, iż zasada wykorzystywania danych osobowych byłego pracownika jedynie do celów archiwalnych dotyczy także innych przypadków, nie tylko sporządzenia ekspertyzy grafologicznej.

Sankcje

Warto przypomnieć, iż za naruszenie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych ustawodawca przewiduje surowe sankcje. Za niedopuszczalne lub nieuprawnione przetwarzanie danych osobowych może zostać nałożona grzywna lub orzeczona kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

W przypadku danych wrażliwych - sprawca podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 3. Z kolei kto administrując zbiorem danych lub będąc obowiązany do ochrony danych osobowych udostępnia je lub umożliwia dostęp do nich osobom nieupoważnionym, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.