Skuteczne doręczenie oświadczenia woli w przypadku wypowiedzenia umowy o pracę

W świetle art. 30 § 3 kodeksu pracy oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu umowy o pracę nastąpić na piśmie. Jak wynika natomiast z kodeksu cywilnego, oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią (art. 61 kodeksu cywilnego w związku z art. 300 kodeksu pracy). Od tego momentu rozpoczyna się bieg okresu wypowiedzenia.

Pracodawca jest zatem zobowiązany skutecznie doręczyć pisemne wypowiedzenie umowy o pracę poprzez bezpośrednie przekazanie pracownikowi lub też wysłanie drogą pocztową. W drugim przypadku dowodem będzie np. zwrotne potwierdzenie odbioru korespondencji, w pierwszym natomiast albo własnoręczny podpis złożony wraz z datą przez pracownika, albo też – w przypadku sytuacji bardziej konfliktowych – „świadek” wręczenia wypowiedzenia.

Procedura nałożenia kary porządkowej

Stosowne regulacje prawne odnajdziemy oczywiście w art. 108 i nast. kodeksu pracy. W świetle art. 109 § 2 kodeksu pracy kara może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika. Kolejny przepis stanowi natomiast, iż przy stosowaniu kary bierze się pod uwagę w szczególności rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, stopień winy pracownika i jego dotychczasowy stosunek do pracy. Przy badaniu powyższych okoliczności lub też wysłuchiwaniu pracownika niezbędnym może okazać się „udział” osób trzecich (np. bezpośredni przełożony).

Zdaniem GIODO…

Przedmiotową sprawą zajął się Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych. W swoim stanowisku uznaje, iż „pracodawca nie może udostępniać danych pracownika osobom przypadkowym, których zakres obowiązków nie uzasadnia dostępu do danych innych pracowników. Udostępnienie informacji o wypowiedzeniu lub karze porządkowej osobom do tego nieupoważnionym może bowiem stanowić naruszenie dóbr osobistych zatrudnionego oraz prawa do ochrony jego danych osobowych.”.

….z uzasadnienia stanowiska

Czytamy w nim między innymi, że żaden z przepisów prawa pracy nie przewiduje udziału osób trzecich w czynnościach prawnych dokonywanych przez pracodawcę. Z art. 111 kodeksu pracy natomiast wynika obowiązek poszanowania godności i innych dóbr osobistych pracownika.

Z kolei ustawa o ochronie danych osobowych wymaga, aby administrator danych przetwarzający dane dołożył szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą. W szczególności jest obowiązany zapewnić, aby dane były przetwarzane zgodnie z prawem (art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy). Każde działanie pracodawcy związane z przetwarzaniem danych musi mieć swoje prawne uzasadnienie.

Osoby „uprawnione”

GIODO w stanowisku wskazał także katalog osób, które z założenia będą osobami upoważnionymi do przetwarzania danych osobowych: osoby zarządzające w imieniu pracodawcy zakładem pracy; przełożeni danego pracownika; osoby prowadzące sprawy osobowe, zatrudnienia i płac; radcy prawni świadczący dla pracodawcy pomoc prawną czy też przedstawiciel związku zawodowego, do którego to związku dany pracownik należy lub - w przypadku pracownika niezrzeszonego - związku który podjął się obrony i interesów pracownika (art. 7 ustawy o związkach zawodowych).
Jak podsumowuje GIODO „(…) udostępnianie informacji o wypowiedzeniu lub karze porządkowej innym nieupoważnionym w tym zakresie pracownikom jest zatem nieuprawnione.”.