Regulacje prawne

Aktem prawnym normującym kwestie związane z udzielaniem tzw. urlopów okolicznościowych jest rozporządzenie MPiPS z dnia 15.05.1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.

W § 15 ustawodawca wskazuje rodzaje i czas trwania tych absencji:

- 2 dni - w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu
i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy,
- 1 dzień - w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Cel urlopu okolicznościowego

W przeciwieństwie do nieobecności urlopowych ściśle powiązanych z wypoczynkiem pracownika, omawiane absencje bezpośrednio dotyczą konkretnych zdarzeń i okoliczności takich jak ślub, narodziny dziecka, pogrzeb. Aby więc ustalić termin, w którym mają być udzielone poszczególne wolne dni wskazane w § 15 rozporządzenia, należy znać właśnie charakter tego urlopu.

Przyjmuje się, iż w przypadku ślubu – absencja jest ściśle powiązana z samą ceremonią ślubu, ale także z załatwianiem spraw formalnych (urzędowych) wynikających ze zmiany stanu cywilnego pracownika, np. zmiana dokumentów (nazwisko, miejsce zamieszkania).

Podobnie w przypadku urlopu z tytułu zgonu pracownika lub innych osób wymienionych w § 15 rozporządzenia. Zwolnienie może dotyczyć zarówno samego pogrzebu, jak również załatwiania stosownych spraw formalnych.

Zdaniem MPiPS…

W marcu 2012 roku w przedmiotowej sprawie wypowiedziało się MPiPS. Zdaniem Ministerstwa, urlop powinien zostać wykorzystany ”(…) w czasie bezpośrednio związanym z wydarzeniem, które uzasadnia jego udzielenie. Istotny jest bowiem nie tylko związek przyczynowy, ale także związek czasowy z danym wydarzeniem. Co do zasady okolicznościowe zwolnienie od pracy powinno zatem pokrywać się z datą zdarzenia lub zostać wykorzystane w niedalekim odstępie czasowym, jeżeli pracownik udowodni, że zwolnienie ma związek z wydarzeniem. (…)”

Sąd Najwyższy o urlopie okolicznościowym…

Warto przytoczyć wyrok SN z dnia 4 sierpnia 1999 r. (I PKN 126/99), w którym Sąd rozpoznał sprawę dotyczącą m.in. urlopu okolicznościowego z tytułu urodzenia dziecka, a konkretnie procedury jego udzielenia. Sąd stwierdził, iż „pracownik nie narusza w sposób ciężki podstawowych obowiązków pracowniczych, jeżeli po jego stronie występują okoliczności usprawiedliwiające nieobecność w pracy, a dopuszcza się on jedynie uchybień w formalnym usprawiedliwieniu tej nieobecności”.

Podsumowując…

Urlop okolicznościowy jest udzielany w przypadku wystąpienia zdarzeń wymienionych w § 15 rozporządzenia. Może to dotyczyć okresu przypadającego bezpośrednio przed daną sytuacją, po takim zdarzeniu lub też w związku z załatwianiem konkretnych spraw formalnych. Istotnym jest aby absencja była ściśle powiązana z sytuacją powodującą jej udzielenie (związek przyczynowy oraz czasowy).