Odstępstwa od limitów w zawieraniu umów na czas określony

Limit w zawieraniu umów o pracę na czas określony statuuje art. 25¹ § 1 k.p. Wynika z niego, iż ten sam pracodawca i pracownik mogą zawrzeć nie więcej niż 3 umowy na czas określony, na nie więcej niż 33 miesiące. Przekroczenie któregokolwiek z nich powoduje przekształcenie umowy na czas określony w umowę na czas nieokreślony. Przekształcenie następuje odpowiednio od dnia zawarcia czwartej umowy o pracę na czas określony lub od dnia następującego po upływie okresu 33 miesięcy (art. 25¹ § 3 k.p.).

Niektóre rodzaje umów zostały wyłączone spod działania limitów w zawieraniu umów na czas określony. Z dyspozycji art. 25¹ § 4 k.p. wynika, iż limitów w zawieraniu umów na czas określony nie stosuje się do terminowych umów o pracę zawartych:

1. w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
2. w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,
3. w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,
4. w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie.

Ustawodawca zastrzegł, iż w każdym z powyższych przypadków zawarcie umowy na czas określony służyć powinno zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i winno być niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy.

Treść umowy o pracę

Odstępując od ustawowych limitów w zawieraniu umów na czas określony strony obowiązane są wskazać w umowie o pracę okoliczności uzasadniające odstąpienie od tych limitów. Zgodnie bowiem z dyspozycją art. 29 § 1¹ k.p., w przypadku zawarcia umowy o pracę na czas określony w celu, o którym mowa w art. 25¹ § 4 pkt 1-3 k.p., lub w przypadku, o którym mowa w art. 25¹ § 4 pkt 4 k.p., w umowie określa się ten cel lub okoliczności tego przypadku, poprzez zamieszczenie informacji o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie takiej umowy.

Ze wskazanym przepisem koresponduje wzór umowy o pracę stanowiący Załącznik nr 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika ( Dz.U. z 1996 r., nr 62, poz. 286 z późn. zm.). Zgodnie z punktem 3 wzoru w umowie o pracę winny zostać wskazane przyczyny uzasadniające zawarcie umowy, tj. informacja, o której mowa w art. 29 § 1¹ k.p., o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie umowy o pracę na czas określony.

Mimo że ustawodawca nakłada na strony stosunku pracy obowiązek wskazania okoliczności uzasadniających odstąpienie od limitów z art. 25¹ § 4 k.p., nie wskazuje, w jaki sposób okoliczności te powinny zostać opisane.

Sposób określenia okoliczności uzasadniających odstąpienie od limitów w zawieraniu umów na czas określony

Okoliczności uzasadniające odstąpienie od limitów w zawieraniu umów na czas określony winny zostać wskazane w miarę konkretnie. Nie można zatem ograniczyć się do zacytowania odpowiedniego przepisu prawa. Równocześnie nie należy wykazywać się nadmierną szczegółowością.

W umowach na czas określony zawieranych w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności zamieścić należy informację, iż jest ona zawierana w celu zastępstwa konkretnego, oznaczonego z imienia i nazwiska pracownika. Jak wyjaśnił bowiem Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych: „Zawarcie w treści umowy na zastępstwo personaliów zastępowanego pracownika nie godzi w przepisy ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Takie postępowanie pracodawcy jest dopuszczalne, zważywszy na pozostawioną mu przez ustawodawcę możliwość swobodnego kształtowania umowy o pracę (poza niezbędnymi elementami wskazanymi w art. 29 k.p.) Jednak, w sytuacji gdy pracodawca podaje dane osobowe osoby zastępowanej, powinien wskazać konieczność/niezbędność takiego działania.”.

W przypadku umów terminowych zawieranych w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym podać należy, iż została ona zawarta w celu wykonywania pracy dorywczej lub sezonowej oraz na czym praca ta polega (np. w celu wykonywania pracy sezonowej przy zbieraniu truskawek).

Jeżeli umowa została zawarta na okres kadencji należy w niej wskazać ten cel oraz określić w związku z pełnieniem jakiego stanowiska trwa kadencja, a także czas jej trwania.

W praktyce najbardziej problematyczną jest ostatnia z okoliczności wskazanych art. 25¹ § 4 k.p., czyli obiektywne przyczyny leżące po stronie pracodawcy. Żaden przepis prawa nie określa bowiem na czym one polegają. W związku z tym stały się one przedmiotem rozważań doktryny i judykatury. Przyjmuje się, iż obiektywne przyczyny leżące po stronie pracodawcy winny wynikać z okoliczności zewnętrznych, związanych z prowadzoną przez pracodawcę działalnością gospodarczą. Ich celem powinno być zaspokojenie tymczasowego zapotrzebowania pracodawcy. Nie mogą zatem mieć one źródła w okolicznościach subiektywnych, wynikających z wewnętrznego przekonania lub wewnętrznej potrzeby pracodawcy oraz zmierzać do zaspokojenia jego zwykłych i stałych potrzeb.

Mając na względzie powyższe, w umowie o pracę na czas określony zawartej z uwagi na obiektywne przyczyny uzasadniające zawarcie tej umowy wskazać należy konkretne okoliczności, które mają związek z prowadzoną przez pracodawcę działalnością gospodarczą i w związku z którymi została zawarta umowa. Nie można ograniczyć się do sformułowania „obiektywne przyczyny leżące po stronie pracodawcy”. Trzeba wyjaśnić, na czym te przyczyny polegają.