Byłem ostatnio uczestnikiem szkolenia, na którym dowiedziałem się, że w aktach osobowych pracownika można przechowywać świadectwo lub świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy pracownika obejmujących wyłącznie okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie. Natomiast informację o wcześniejszych okresach zatrudnienia można przechowywać jedynie w formie zapisów w wypełnionym przez pracownika kwestionariuszu osobowym. Świadectwa pracy potwierdzające te okresy można uzyskać od pracownika wyłącznie w celu zweryfikowania zgodności treści kwestionariusza z tymi świadectwami, a po dokonaniu takiej weryfikacji - oddać je pracownikowi. Zdaniem prowadzącego szkolenie takie stanowisko znajduje oparcie w brzmieniu § 1 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia MPiPS z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.). Czy takie stanowisko jest słuszne? Czy rzeczywiście nie możemy przechowywać świadectw pracy pracowników potwierdzających okresy zatrudnienia poprzedzające rok kalendarzowy, w którym podjęli oni zatrudnienie w naszej firmie?

Przedstawiony w zapytaniu pogląd jest przejawem błędnej interpretacji przepisów wspomnianego rozporządzenia. Należy bowiem podkreślić, że przywołany § 1 ust. 1 pkt 2 dotyczy wyłącznie kandydata na pracownika, czyli osoby dopiero ubiegającej się o zatrudnienie u danego pracodawcy, a nie pracownika, czyli osoby już przez niego zatrudnionej.

W myśl tego przepisu, od kandydata na pracownika pracodawca może wymagać przedłożenia świadectwa/świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia przypadające w roku kalendarzowym, w którym osoba ta ubiega się o zatrudnienie.  

Z chwilą zatrudnienia osoba ta uzyskuje status pracownika. Z tą też chwilą pracodawca zobowiązany jest założyć mu akta osobowe i może żądać przedłożenia wszystkich posiadanych przez niego dokumentów potwierdzających przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Dokumenty te należy przechowywać w formie kserokopii lub odpisów w części „A” akt osobowych, co jednoznacznie wynika z treści § 6 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia.

Przepis ten stanowi, że pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe, których część „A” służy przechowywaniu dokumentów zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie zarówno określonych w § 1 ust. 1, jak i w § 1 ust. 2 rozporządzenia. Oznacza to, że w tej części akt osobowych pracodawca może przechowywać nie tylko świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie (§ 1 ust. 1 rozporządzenia), ale również i świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie (§ 1 ust. 2 rozporządzenia).

Tym samym, w części A akt osobowych pracodawca może (ale nie musi) przechowywać odpisy lub kserokopie wszystkich świadectw pracy danego pracownika. Niemniej jednak może również postanowić, że zamiast przechowywać kserokopie/odpisy tych dokumentów poprzestanie na informacji przedstawionej mu przez pracownika w kwestionariuszu osobowym.