Pracodawca obowiązany jest umieścić w aktach osobowych pracownika odpis zawiadomienia o ukaraniu karą porządkową (art. 110 k.p. i § 6 ust. 2 pkt 2 lit. g rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r., nr 62, poz. 286 z późn. zm.).

Usunięcie zawiadomienia może nastąpić dopiero po uznaniu kary za niebyłą, tj. po jej zatarciu. Ma to miejsce po upływie roku nienagannej pracy. Przez rok nienagannej pracy należy rozumieć rok kalendarzowy liczony od dnia nałożenia kary lub od dnia ponownego ukarania jedną z kar wymienionych w art. 108 k.p.

Kara może zostać uznana przez pracodawca za niebyłą również przed upływem roku. Pracodawca może to zrobić z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej (art. 113 § 1 k.p.).

Obowiązek usunięcia z akt osobowych pracownika zawiadomienia o ukaraniu ma miejsce także w przypadku uwzględnienia przez pracodawcę sprzeciwu od decyzji o ukaraniu oraz wydania przez sąd pracy orzeczenia o uchyleniu kary (art. 113 § 2 k.p.).

Art. 113 k.p. nakłada na pracodawcę obowiązek usunięcia z akt osobowych pracownika zawiadomienia o ukaraniu. Jednakże w doktrynie czasem wskazuje się również na konieczność usunięcia z akt osobowych pracownika wszelkich śladów świadczących o wymierzeniu pracownikowi kary porządkowej. Nieusunięcie innych niż zawiadomienie o ukaraniu dokumentów, które są związane z ukaraniem pracownika, podważałoby bowiem sens zatarcia kary lub jej uchylenia.

Co wymaga podkreślenia, obowiązek usunięcia z akt osobowych zawiadomienia o ukaraniu jest niezależny od wniosku pracownika i wynika wprost z przepisów prawa.

W przypadku niedopełnienia przez pracodawcę przedmiotowego obowiązku, pracownik może skierować do pracodawcy żądanie usunięcia z akt osobowych zawiadomienia o ukaraniu lub wystąpić do sądu pracy z powództwem o nakazanie pracodawcy usunięcia z akt osobowych rzeczonego dokumentu. Zazwyczaj skierowanie do pracodawcy przez pracownika stosownego wezwania poprzedza pozew do sądu. Możliwe jest również złożenie przez pracownika skargi do Państwowej Inspekcji Pracy i zainicjowanie w ten sposób postepowania kontrolnego.

Dodatkowo należy zaznaczyć, że w przypadku niezastosowania się przez pracodawcę do wyroku uwzględniającego powództwo pracownika, na podstawie art. 282 § 2 k.p. może on zostać ukarany grzywną w kwocie od 1.000 zł do 30.000 zł. Pracodawca dopuszcza się bowiem popełnienia wykroczenia przeciwko prawom pracownika.