Zgodnie z § 15 rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15.05.1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. z 2014 r., poz. 1632), pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący:

1. 2 dni - w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy;
2. 1 dzień - w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Wymienione powyżej dni zwolnienia od pracy, zwane potocznie urlopem okolicznościowym, są rodzajem zwolnienia przeznaczonego na konkretny cel pozostający w związku z zaistnieniem jednego z powołanych w tym przepisie zdarzeń. Skorzystanie ze zwolnienia od pracy umożliwia załatwienie niezbędnych formalności, jak również zapewnia możliwość wzięcia udziału w uroczystościach związanych z danym zdarzeniem.

Z istoty omawianego uprawnienia wynika więc powinność jego wykorzystania w dniu zdarzenia (np. data ślubu przypada na dzień pracy pracownika uprawnionego do zwolnienia) lub w okresie przypadającym bezpośrednio „po” lub „przed” zdarzeniem.

Często w praktyce mają miejsce sytuacje, gdy zdarzenie uzasadniające skorzystanie z urlopu okolicznościowego przypada na czas już trwającej innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, np. chorobowego, czy też urlopu wypoczynkowego, tak jak w przypadku przedstawionym w zapytaniu. W takich sytuacjach najczęściej dojdzie do utraty prawa do urlopu okolicznościowego, gdyż cel, jakiemu on służy może być w pełni zrealizowany dzięki zwolnieniu od pracy, z którego pracownik już korzysta.

Możliwość udzielenia urlopu okolicznościowego w pewien czas po zdarzeniu, na jakie jest on przeznaczony będzie uzależniona od wykazania przez pracownika, że urlop ten jest niezbędny np. do załatwienia określonych formalności związanych z danym zdarzeniem. Brak związku czasowo-celowego pomiędzy wnioskiem o udzielenie omawianego zwolnienia od pracy, a wskazaną w nim datą przypadającą w pewien czas po zdarzeniu może stanowić uzasadnioną podstawę odmowy udzielenia urlopu okolicznościowego przez pracodawcę.

Niewykorzystanie urlopu okolicznościowego w opisywanych okolicznościach nie będzie uprawniało pracownika do uzyskania jakiegokolwiek ekwiwalentu pieniężnego tytułem rekompensaty.