Pracownicy wykonujący zadania służby bhp w formie dodatkowo powierzonych zadań oraz specjaliści spoza zakładu mogą pełnić funkcje służby bhp wyłącznie w zakładach pracy zatrudniających nie więcej niż 100 pracowników.

Natomiast w myśl art. 237¹¹ § 1 kodeksu pracy (dalej: KP), pracodawca zatrudniający więcej niż 100 pracowników jest zobowiązany utworzyć służbę bhp i zatrudnić w niej pracownika na jedno ze stanowisk określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 2.09.1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. Nr 109, poz. 704 ze zm.).

Oznacza to, że z chwilą zatrudnienia 101-go członka załogi na pracodawcy ciąży bezwzględny obowiązek utworzenia służby bhp, stanowiącej wyodrębnioną jednostkę organizacyjną w strukturze prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa i zatrudnienia w niej pracownika tejże służby na jednym ze wspomnianych stanowisk (por. wyrok NSA z dnia 13.10.2006 r., I OSK 263/06, LEX nr 281409; wyrok WSA w Gdańsku z dnia 22.03.2012 r., III SA/Gd 8/12, LEX nr 1163106). Oczywiście w grę wchodzi wyłącznie zatrudnienie pracownicze, czyli zatrudnienie w oparciu o jedną z form wymienionych w art. 2 KP. Co do zasady będzie to umowa o pracę.

Utworzenie służby bhp wyłącza możliwość wykonywania jej zadań przez  pracownika zatrudnionego przy innej pracy, któremu zadania te powierzono jako dodatkowe obowiązki bądź też wykonywania tychże zadań przez tzw. specjalistę spoza zakładu.

Tym samym, u pracodawców zatrudniających ponad 100 pracowników zadania służby bhp może wykonywać wyłącznie wewnętrzna komórka organizacyjna za pośrednictwem zatrudnionych w niej pracowników. To jedyna prawnie dopuszczalna forma wykonywania przedmiotowych zadań w takim przypadku.

W związku z powyższym, za sprzeczne z art. 237¹¹ KP oraz postanowieniami przywołanego rozporządzenia należałoby uznać sytuację, w której niejako obok utworzonej służby bhp, w okresie zastępstwa nieobecnego w pracy pracownika tej komórki, przypisane jej zadania, wykonywałby specjalista spoza zakładu pracy bądź pracownik zatrudniony przy innej pracy.

W przypadku przedstawionym w zapytaniu, na czas długotrwałej nieobecności jedynego pracownika służby bhp, wskazanym byłoby zatrudnić na podstawie umowy o pracę innego pracownika na jednym ze stanowisk utworzonych w ramach tej komórki organizacyjnej. Optymalnym rozwiązaniem w tym przypadku byłaby zawarcie z takim pracownikiem umowy o pracę na zastępstwo, o której mowa w art. 25¹ § 4 pkt. 1 KP.