Kwestię tę wyjaśnił Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w Interpretacji Indywidualnej z dnia 17 stycznia 2014 r., nr I PTPB1/415-652/13-4/AG. W jego ocenie udokumentowanie przesłanek skorzystania przez podatnika z przedmiotowego zwolnienia może nastąpić za pomocą wszelkich środków dowodowych, o ile potwierdzają one spełnienie warunków podmiotowych i przedmiotowych.

Analizowana interpretacja została wydana w następującym stanie faktycznym:

W zakładzie pracy wnioskodawcy pracownicy mogą korzystać z dofinansowania do wypoczynku dziecka ze środków ZFŚS. Jest ono realizowane w oparciu o zasady określone w regulaminie ZFŚS.

W celu uzyskania rzeczonej dopłaty, a zarazem skorzystania ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, pracownicy zobowiązani zostali do przedstawienia:

• wniosku, z którego wynika, że dziecko pracownika nie ukończyło 18 roku życia,
• faktury określającej kwotę do zapłaty za pobyt dziecka na obozie, kolonii oraz dane wystawcy - organizatora wypoczynku,
• wyciągu ze statutu organizatora lub oświadczenia organizatora, na potwierdzenie, że prowadzi działalność w zakresie organizowania wypoczynku dla dzieci i młodzieży.

W związku z powyższym wnioskodawca zadał pytanie, czy jest obowiązany do żądania od pracownika dostarczenia dodatkowego zaświadczenia od organizatora w postaci potwierdzonej kserokopii „zaświadczenia zgłoszenia wypoczynku kuratorowi oświaty”, w sytuacji gdy w statucie organizatora jest wyraźnie wypunktowana działalność w zakresie organizowania wypoczynku dla dzieci i młodzieży, a jeśli pracownik nie przedłoży ww. zaświadczenia, to czy pracodawca wypłacając dofinansowanie wypoczynku dziecka powinien naliczyć zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.

W ocenie wnioskodawcy nie ma konieczności przedstawiania dodatkowego zaświadczeniu „o zgłoszeniu wypoczynku”, w przypadku gdy ze statutu organizatora wynika, że prowadzi on działalność w zakresie organizowania wypoczynku dla dzieci i młodzieży. Art. 6 rozporządzenia z dnia 21 stycznia 1997 r. w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania nakłada bowiem na organizatora wypoczynku obowiązek zgłoszenia wypoczynku kuratorowi oświaty właściwemu ze względu na miejsce siedziby lub zamieszkania organizatora (na mocy ustawy z dnia 11 września 2015 r. o zmianie ustawy o systemie oświaty oraz ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym, przedmiotowe rozporządzenie zostało uchylone, a kwestie związane z organizacją wypoczynku dla dzieci i młodzieży do lat 18 przeniesione do ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty - przypis autora).

W przypadku udokumentowania rodzaju prowadzonej przez organizatora działalności gospodarczej czytelnym wpisem w statucie, nie powinno się naliczać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Jeżeli organizator wypoczynku nie posiada czytelnego wpisu w statucie o prowadzeniu działalności w zakresie organizowania wypoczynku dzieci i młodzieży szkolnej, warunkiem zastosowania zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest jednak przedstawienie płatnikowi dodatkowo przez pracownika zaświadczenia o zgłoszeniu wypoczynku właściwemu kuratorowi oświaty.

Organ podatkowy podzielił stanowisko wnioskodawcy. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi zauważył bowiem, iż ustawa nie zawiera unormowań dotyczących sposobu udokumentowania poniesionych wydatków dla potrzeb zastosowania zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W związku z tym zastosowanie ma zasada, w myśl której dowodem może być wszystko, co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Takim dowodem są również dokumenty wskazane w przepisach wewnętrznych jednostki, np. w regulaminie ZFŚS.

W ocenie organu podatkowego „na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przedłożenie, przez osobę ubiegającą się o dofinansowanie, dowodu (dowodów) - na podstawie którego udzielający świadczenia może stwierdzić, czy zarówno w zakresie przedmiotowym (np. forma i termin wypoczynku, tytuł zapłaty), jak i podmiotowym (np. dane identyfikacyjne podmiotu prowadzącego działalność w zakresie organizacji wypoczynku, imię i nazwisko dziecka korzystającego ze zorganizowanej formy wypoczynku, imię i nazwisko osoby dokonującej zapłaty) są spełnione warunki określone w art. 21 ust. 1 pkt 78 ww. ustawy - jest dokumentem wystarczającym dla zastosowania tego zwolnienia.”.