Osoby objęte obowiązkowym lub dobrowolnym ubezpieczeniem zdrowotnym są zobowiązane do zgłoszenia członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego. Dopiero w wyniku tego zgłoszenia członek rodziny nabywa prawo do uzyskania świadczeń w ramach ubezpieczenia zdrowotnego. Należy pamiętać, że jeżeli wbrew temu obowiązkowi osoba ubezpieczająca dobrowolnie nie zgłosi do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny to podlega karze grzywny.

Zgłoszenie członka rodziny należy dokonać równocześnie (tj. od tej samej daty) ze zgłoszeniem osoby objętej obowiązkowym (lub dobrowolnym) ubezpieczeniem zdrowotnym lub od chwili powstania konieczności ubezpieczeniowej (tj. w przypadku kiedy w trakcie okresu ubezpieczenia osoby ubezpieczającej, członek rodziny traci inny, wcześniej funkcjonujący, tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego np. zatrudnienie). Zgłoszenie członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego, kierowane do właściwej jednostki terenowej ZUS, powinno być dokonane na formularzu ZUS ZCNA (zgłoszenie danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego).

W przypadku osób, które są zgłaszane do ubezpieczenia za pośrednictwem płatnika wskazany powyżej formularz przesyła do ZUS płatnik tych osób. Osoby, które samodzielnie odprowadzają składkę na ubezpieczenie zdrowotne i w konsekwencji nie korzystają z pośrednictwa płatnika, przy zgłoszeniu do ubezpieczenia samodzielnie kierują formularz ZUS ZCNA do właściwej jednostki terenowej ZUS. Na pracowniku i innej osobie zgłaszanej do ubezpieczenia zdrowotnego za pośrednictwem płatnika spoczywa natomiast obowiązek poinformowania płatnika o konieczności zgłoszenia członków rodziny do ubezpieczenia.

W analogicznym trybie powinno zostać zrealizowane wyrejestrowanie z ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny, czyli za pośrednictwem podmiotu, który dokonał zgłoszenia danej osoby do tego ubezpieczenia. Członkowie rodziny są wyrejestrowywani z ubezpieczenia zdrowotnego poprzez sporządzenie i złożenie do ZUS formularza ZUS ZCNA.

Płatnicy składek są zobowiązani do sporządzenia i przekazania do ZUS zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny w terminie 7 dni od dnia powstania uprawnień członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego (z tytułu zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego ubezpieczonego przez danego płatnika). Płatnicy składek mają obowiązek sporządzenia i przekazania do ZUS zgłoszenia wyrejestrowania z ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny ubezpieczonego (także na formularzu ZUS ZCNA) - w terminie 7 dni od:

-dnia ustania uprawnień członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego (w trakcie okresu, w którym ubezpieczony zgłoszony jest do ubezpieczenia przez danego płatnika),

-dnia wyrejestrowania ubezpieczonego z ubezpieczenia zdrowotnego (przez danego płatnika).