Zasady wypłacania pracownikom świadczeń z tytułu podróży służbowych kojarzą nam się z dwoma aktami prawnymi – rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz rozporządzeniem tego samego ministra z dnia z dnia 19 grudnia 2002 r. dotyczącym podróży poza granicami kraju. Już niedługo (1 marca 2013 r.) wskazane rozporządzenia zostaną zastąpione przez nowe rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. Jakie to ma znaczenie dla pracodawców spoza sfery budżetowej?

Jak wskazują chociażby tytuły przywołanych powyżej aktów prawnych regulują one kwestie wypłacania diet, ryczałtów, zwrotu kosztów tylko pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Nie są to natomiast akty prawne, które obligatoryjnie muszą stosować pracodawcy spoza sfery budżetowej. Tacy pracodawcy zasady zwrotu kosztów podróży służbowych mogą ustalić w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę. Dopiero jeśli pracodawca spoza sfery budżetowej nie wprowadzi we wskazanym powyżej trybie regulacji autonomicznej, będą do niego miały zastosowanie wspomniane powyżej rozporządzenia.

Ponadto rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju ma w pewnej mierze znaczenie gwarancyjne również dla pracowników zatrudnianych przez pracodawców spoza sfery budżetowej. Otóż regulacje zawarte w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę nie mogą określać diety należnej pracowników z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju lub poza jego granicami w kwocie niższej niż wynosi dieta za dobę podróży służbowej na terenie kraju w świetle regulacji zawartej w przywołanym rozporządzeniu. Wyrazem tej regulacji jest dość powszechne zjawisko obniżania diet wypłacanych przez pracodawców spoza sektora budżetowego pracownikom odbywającym podróż służbową poza granicami kraju. Poziom diet wynikający z rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju jest bowiem dla wielu pracodawców zbyt wysoki. Pracodawcy tacy dążą również do uproszczenia stosowanych regulacji i unifikują wysokość diety przysługującej pracownikowi w poszczególnych krajach delegowania.

Odnosząc się do kwestii świadczeń należnych z tytułu podróży służbowej odbywanej przez pracownika zatrudnionego w sektorze prywatnym należy wskazać, że odwoływanie się do przepisów stosowanych w sferze budżetowej, bądź też ich wzajemne porównywanie w wymiarze korzystności (za wyjątkiem wysokości diety) dla pracownika nie znajduje uzasadnienia w obowiązującym stanie prawnym. Możliwe jest zatem przyznanie w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę pracownikom zatrudnionym w firmie spoza sektora budżetowego świadczeń związanych z podróżą służbową, których zasady wypłaty bądź wysokość będą mniej korzystne niż to wynika z przepisów stosowanych wobec sfery budżetowej (np. wyłączenie uprawnienia pracownika firmy prywatnej do ryczałtu za przejazdy). Nie zwalnia to jednak pracodawcy należącego do sektora prywatnego z obowiązku zwrotu pracownikowi wszystkich kosztów poniesionych przez pracownika, zresztą jak to ma miejsce również w odniesieniu do podróży służbowych realizowanych w ramach sfery budżetowej. Konieczne jest jednak w tym przypadku wykazanie przez pracownika faktycznego poniesienia w związku z realizacją zadania służbowego kosztów wyższych niż zostały określone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę, tj. ich pełne udokumentowanie.

Zobacz szkolenia:

• Delegacje krajowe i zagraniczne po 1 marca 2013