Zakres danych, których pracodawca żąda od kandydata na pracownika i od pracownika

Projekt ustawy przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych, zwany dalej projektem, przewiduje całkowitą zmianę przepisu art. 22¹ k.p. określającego m.in. zakres danych osobowych, których podania pracodawca może żądać od kandydata na pracownika oraz od pracownika.

Zgodnie z projektowanym brzmieniem art. 22¹ § 1 k.p. pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1. imię (imiona) i nazwisko;
2. datę urodzenia;
3. adres do korespondencji;
4. adres poczty elektronicznej albo numer telefonu;
5. wykształcenie;
6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Odpadnie zatem powinność podawania przez kandydata na pracownika imion jego rodziców. Pojawi się natomiast konieczność podawania przez niego obok adresu do korespondencji adresu poczty elektronicznej albo numeru telefonu. Kandydat na pracownika nie będzie obowiązany do wskazania swojego adresu zamieszkania. Te informacje obowiązany będzie podać pracownik. Projekt przewiduje bowiem, iż pracodawca będzie żądał od pracownika podania danych osobowych obejmujących:

1. adres zamieszkania;
2. numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
3. inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze  względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Przetwarzanie danych osobowych kandydata na pracownika i pracownika przez pracodawcę ma być dopuszczalne w zakresie niezbędnym do realizacji stosunku pracy.

Uwagi dotyczące treści art. 22¹ § 1, 2 k.p.

W aktualnie obowiązującym brzmieniu art. 22¹ § 2 k.p. ustawodawca posłużył się zwrotem „Pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od danych osobowych, o których mowa w § 1, także”. Pracodawca jest zatem uprawniony do żądania od pracownika podania oprócz danych osobowych wskazanych art. 22¹ § 2 k.p również danych osobowych, które może żądać od kandydata na pracownika. Natomiast w projekcie ustawodawca posłużył się zwrotem „Pracodawca żąda od pracownika podania danych osobowych obejmujących”. Tym samym ustawodawca wykluczył możliwość żądania przez pracodawcę od pracownika podania danych osobowych, których może żądać od kandydata na pracownika. Wyjątek ma statuować art. 22¹ § 5 k.p., zgodnie z którym przetwarzanie danych osobowych, uzyskanych na podstawie § 1 pkt 3 i 4 po nawiązaniu stosunku pracy jest możliwe tylko w przypadku, gdy pracownik wyrazi na to zgodę, o której mowa w art. 22² § 1. Pracodawca będzie mógł zatem przetwarzać dane osobowe obejmujące adres do korespondencji i adres poczty elektronicznej albo numer telefonu uzyskane w czasie procesu rekrutacji, jeżeli pracownik wyrazi na to zgodę.

Zauważyć również należy, iż w aktualnym brzmieniu art. 22¹ § 1 i 2 k.p., ustawodawca posłużył się zwrotem „pracodawca ma prawo żądać”. W projekcie zwrot ten został zastąpiony sformułowaniem „pracodawca żąda”. Oznacza to, iż na pracodawcy ciążyć będzie obowiązek uzyskania od kandydata na pracownika i pracownika danych osobowych wskazanych w przepisie.

Użycie przez projektodawcę zwrotu „pracodawca żąda” wynika z treści art. 6 ust. 1 lit c RODO. Przepis ten stanowi, iż podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi obowiązek mający swe źródło w przepisach prawa. Taką podstawą nie jest uprawnienie. Konieczna stała się zatem zmiana sformułowania użytego w art. 22¹ k.p. w taki sposób, aby uprawnienie stało się obowiązkiem.

Możliwość przetwarzania innych danych osobowych niż wymienione w Kodeksie pracy

W myśl projektu przetwarzanie przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 22¹ § 1 i 2 k.p. będzie dopuszczalne tylko wtedy, gdy dotyczą one stosunku pracy i osoba ubiegająca się o zatrudnienie lub pracownik wyrazi na to zgodę w oświadczeniu złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Pracodawca będzie mógł również przetwarzać dane biometryczne pracowników. Będzie to możliwe, jeżeli dotyczą one stosunku pracy i pracownik wyrazi na to zgodę w oświadczeniu złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej.

Zakazane zostanie natomiast przetwarzanie danych osobowych obejmujących dane o nałogach, stanie zdrowia, o życiu seksualnym lub orientacji seksualnej. Powyższego zakazu nie uchyli nawet zgoda kandydata na pracownika lub pracownika.

Przetwarzanie danych osobowych innych niż wymienione w art. 22¹ § 1 i 2 k.p. oraz danych biometrycznych dotyczyć będzie mogło wyłącznie danych udostępnianych na wniosek pracodawcy lub przekazanych pracodawcy z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.

Pracodawca będzie mógł żądać podania danych osobowych innych niż określone w art. 22¹ § 1 i 2 k.p. oraz danych biometrycznych, a także danych obejmujących informacje o nałogach, stanie zdrowia, życiu seksualnym lub orientacji seksualnej, jeżeli obowiązek ich podania wynikać będzie z odrębnych przepisów lub gdy będzie to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa.

Radca Prawny

Dominika Zarzycka-Dudek

dzarzycka.dudek@pckp.pl

 

Masz pytanie? Napisz do naszego Eksperta

ekspert@pckp.pl