Jak stanowi art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:

1. wynoszą 111 zł 25 gr miesięcznie, a za rok podatkowy nie więcej niż 1.335 zł, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
2. nie mogą przekroczyć łącznie 2.002 zł 05 gr za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
3. wynoszą 139 zł 06 gr miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 1.668 zł 72 gr, w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;
4. nie mogą przekroczyć łącznie 2.502 zł 56 gr za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, a miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Na tej podstawie można rozróżnić podstawowe i podwyższone koszty uzyskania przychodu. Koszty podstawowe w wysokości 111,25 zł przysługują z mocy prawa każdemu pracownikowi otrzymującemu w danym miesiącu przychód ze stosunku pracy, stosunku służbowego, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy. Roczny limit kosztów podstawowych wynosi 1335 zł w przypadku jednego stosunku pracy i 2002,05 zł, jeżeli pracownik uzyskuje przychody z więcej niż jednego stosunku pracy. Podwyższone koszty uzyskania przychodu mają zastosowanie w odniesieniu do pracowników, którzy nie mieszkają w miejscowości, w której znajduje się zakład pracy i nie otrzymują dodatku za rozłąkę. Wynoszą one 139,06 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 1668,72 zł w przypadku jednego stosunku pracy i 2502,56 zł, jeżeli pracownik uzyskuje przychody z więcej niż jednego stosunku pracy.

Warto dodać, że zgodnie z ust. 11 omawianego art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, „jeżeli roczne koszty uzyskania przychodów, o których mowa w ust. 2, są niższe od wydatków na dojazd do zakładu lub zakładów pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej, w rocznym rozliczeniu podatku koszty te mogą być przyjęte przez pracownika w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.” Wydatki te powinny zostać faktycznie poniesione przez podatnika i być wyższe od określonych ustawowo kosztów zryczałtowanych oraz udokumentowane wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.

Istotne jest jednak, że podwyższonych kosztów uzyskania przychodu ani kosztów w wysokości faktycznie poniesionych wydatków nie można zastosować, gdy pracownik otrzymuje zwrot kosztów dojazdu do zakładu pracy, z wyjątkiem gdy zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu.

Koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione.