§ 6 tego rozporządzenia precyzuje rodzaje dokumentów, które wraz z aktami osobowymi stanowią części składowe dokumentacji pracowniczej. Na podstawie przywołanego przepisu pracodawca jest zobowiązany prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:

• dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy;
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
• kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy);
• kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej;
• dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Warto zwrócić uwagę, że w nowej treści rozporządzenia ustawodawca określił wiele rodzajów dokumentów, które mają być tworzone i przechowywane przez pracodawcę w ramach dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy.

Pracodawca, na podstawie art. 149 § 1 kodeksu pracy, jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy do celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych z pracą. Sposób realizacji wskazanego obowiązku, w szczególności zakres danych zawieranych w ewidencji czasu pracy po 1 stycznia 2019 roku, określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej.

W nowym stanie prawnym w skład dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy zaliczonych do dokumentacji pracowniczej, wchodzą następujące dokumenty:

a) ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbie godzin nadliczbowych,
• dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
• rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

b) wnioski pracownika dotyczące:

• udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
• ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy),
• ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy),
• stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy),
• stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),
• stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 140¹ § 1 Kodeksu pracy),
• stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 140¹ § 2 Kodeksu pracy),

c) dokumenty związane:

• ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy),
• z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (art. 1513 Kodeksu pracy),
• z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy.

d) zgoda:

• pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy),
• pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy).

Co do zasady, zgodnie z § 19 omawianego rozporządzenia nowe przepisy mają zastosowanie do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od dnia 1 stycznia 2019 roku. § 20 natomiast reguluje stosowanie przepisów do dokumentacji dotyczącej pracowników, których stosunek pracy trwał w dniu wejścia w życie rozporządzenia. Na tej podstawie do już zgromadzonych dokumentów stosuje się nowe przepisy jedynie w zakresie prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej oraz wydawania kopii dokumentacji pracownikowi. Co do dokumentacji gromadzonej od dnia wejścia w życie rozporządzenia, czyli od 1 stycznia 2019 roku stosuje się przepisy tego rozporządzenia. Zaś do zakresu kart ewidencji czasu pracy prowadzonych w dniu wejścia w życie rozporządzenia dla pracowników, którzy pozostawali w stosunku pracy w dniu 1 stycznia 2019 roku stosuje się przepisy obowiązujące przed tym dniem.