Zgodnie z art. 162 kodeksu pracy na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Co do zasady urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów albo po porozumieniu z pracownikiem. Ustalony termin urlopu wiąże obie strony stosunku pracy. Może on ulec zmianie wyłącznie w dwóch przypadkach:

• na wniosek pracownika, uzasadniony ważnymi przyczynami,
• ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy – jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Pracodawca jest również obowiązany przesunąć ustalony termin rozpoczęcia korzystania z urlopu przez pracownika, jeżeli wystąpią usprawiedliwione przyczyny nieobecności pracownika w pracy, to jest z powodu:

• choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe lub na przeszkolenie wojskowe albo stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, na czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego i urlopu ojcowskiego.

Powyższe przyczyny uzasadniają również przerwanie urlopu.

Co do zasady pracownik powinien wykorzystać urlop wypoczynkowy w tym samym roku, za który mu on przysługuje. Wyjątkowo, na podstawie art. 168 kodeksu pracy, urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku

Ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych wprowadziła dodatkową regulację w analizowanym zakresie. Zgodnie z art. 15gc:

„W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać.”.