Umowa w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy stanowi rodzaj umowy na czas określony. Zawierana jest ona w związku z koniecznością zapewnienia zastępstwa za innego pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy spowodowanej np. korzystaniem z urlopów związanych z rodzicielstwem czy długotrwałą chorobą. W związku z tym czas, na jaki jest ona zawierana, powinien pokrywać się z okresem usprawiedliwionej nieobecności. Może być również krótszy. Nie może on natomiast przekraczać okresu absencji zastępowanego pracownika.

Do rzeczonej umowy nie mają zastosowania limity w zwieraniu umów na czas określony. Stosownie bowiem do dyspozycji art. 25¹ § 4 pkt 1 kodeksu pracy, limitów wynikających z art. 25¹ § 1 kodeksu pracy nie stosuje się do umów o pracę zawartych na czas określony w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Zawierając umowę w celu zastępstwa innego pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy muszą zostać zachowane wymogi stawiane umowie o pracę przez art. 29 kodeksu pracy. Musi ona zatem zostać zawarta w formie pisemnej. W dokumencie powinny zostać określone strony umowy, jej rodzaj, data zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności: rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia, wymiar czasu pracy, termin rozpoczęcia pracy. Warunki pracy zastępowanego pracownika nie muszą być jednak tożsame z warunkami pracy zastępowanego pracownika. Różny może być na przykład wymiar etatu czy wysokość wynagrodzenia.

Zazwyczaj zakres obowiązków zastępcy kształtowany jest w taki sposób, aby pokrywał się z zakresem obowiązków nieobecnego pracownika. Dopuszczalne jest jednak wprowadzenie w tym zakresie modyfikacji. Jednakże nie mogą one wykraczać poza zakres obowiązków zastępowanego pracownika oraz zmierzać do powierzenia zastępcy innej rodzajowo pracy. Rozszerzenie zakresu obowiązków zastępcy o obowiązki, które nie należą do obowiązków nieobecnego pracownika, stanowi obejście przepisów prawa pracy, zmierzające do ukrycia pod pozorem zawarcia umowy w celu zastępstwa pracownika w czasie usprawiedliwionej nieobecności w pracy zatrudnienia nowej osoby do innej rodzajowo pracy niż praca na stanowisku zajmowanym przez nieobecnego pracownika. Zatrudniając zastępcę, który wykonuje zupełnie inne obowiązki, pracodawca unika bowiem tworzenia nowego stanowiska pracy.