Zgodnie z art. 151¹ § 4 kodeksu pracy ryczałt może zostać wprowadzony tylko w stosunku do pracowników, którzy stale wykonują pracę poza zakładem pracy. Z poglądów orzecznictwa wynika, że „stałe wykonywanie pracy” nie musi oznaczać nieprzerwanego lub wyłącznego wykonywania pracy poza zakładem pracy. Dla zastosowania ryczałtu wystarczające jest, aby praca w takich warunkach była wykonywana w powtarzających się i z góry zaplanowanych okresach. Ryczałt zastępuje wtedy wynagrodzenie wraz z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych. Jego wysokość powinna być ustalona w taki sposób, aby odpowiadała przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych i stanowiła stosowną rekompensatę dla pracownika.

Co do zasady ryczałt stosuje się wówczas, gdy w związku z charakterem pracy świadczonej głównie poza siedzibą pracodawcy nie ma możliwości prowadzenia bieżącej kontroli czasu pracy. Istota tego rozwiązania polega bowiem na wypłacaniu pracownikowi pewnej w góry ustalonej kwoty, bez względu na liczbę przepracowanych godzin nadliczbowych. Oczywiście zachodzi ryzyko, że pracownik przepracuje w okresie rozliczeniowym mniej godzin nadliczbowych niż wynikać to będzie z ilości przyjętej do wyliczenia ryczałtu, jednak pracodawca, który zdecydował się na korzystanie z takiego rozwiązania, musi się z nim liczyć. Jeśli natomiast pracownik przepracuje większą ilość nadgodzin niż wynika to z wyliczonego ryczałtu, to ma prawo żądać wypłaty wynagrodzenia wraz z dodatkiem za godziny ponad przyjęty wymiar.

Stosowanie tego rodzaju sposobu rozliczania nadgodzin, a więc zasady ustalania i wypłacania ryczałtu, pracodawca powinien przewidzieć w regulaminie wynagradzania, zakładowym układzie zbiorowym pracy albo umowie o pracę. Nie ma możliwości, aby takie rozwiązanie zostało przyjęte jednostronną decyzją. Ustalony ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych musi stanowić wyodrębniony składnik wynagrodzenia pracownika wykazany na liście płac.

Również w przypadku stosowania ryczałtu i ustalania jego wysokości pracodawca musi mieć na względzie przewidzianą w kodeksie pracy maksymalną dopuszczalną liczbę godzin nadliczbowych (m.in. 150 godzin w przypadkach uzasadnianych szczególnymi potrzebami pracodawcy) oraz minimalne okresy odpoczynku.