Ustawodawca uzależnił przyznanie usług i świadczeń z ZFŚS od kryteriów socjalnych. Zgodnie z dyspozycją art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS, przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

Ustalenie prawa do usług i świadczeń z Funduszu wymaga zatem uzyskania przez pracodawcę informacji dotyczących sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionych do świadczeń z Funduszu. Obejmują one m.in. dane osobowe uprawnionego, członków jego rodziny i osób pozostających z nim we wspólnym gospodarstwie domowym. Zasady udostępnienia danych osobowych w związku z ustalaniem sytuacji socjalnej uprawnionych do świadczeń z Funduszu nie zostały jednak uregulowane w ustawie o ZFŚS. W związku z tym, w ramach procesu dostosowywania ustawodawstwa krajowego do wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych), prawodawca krajowy planuje wprowadzenie do ustawy o ZFŚS stosownych zmian.

Zgodnie z projektem do art. 8 ustawy o ZFŚS ma zostać dodany ustęp 1¹ w następującym brzmieniu: w celu uzyskania ulgowej usługi i świadczenia osoba uprawniona wyraża zgodę na podanie jej danych osobowych, danych osobowych członków jej rodziny oraz innych osób pozostających z nią we wspólnym gospodarstwie domowym, obejmujących: imię i nazwisko, datę urodzenia, stopień pokrewieństwa, adres zamieszkania, a także innych danych osobowych tych osób, jeżeli podanie takich danych jest niezbędne do ustalenia sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej.

Osoba zainteresowana uzyskaniem świadczeń z ZFŚS będzie musiała wyrazić zgodę na podanie swoich danych osobowych, a także danych osobowych członków swojej rodziny oraz innych osób pozostających z nim we wspólnym gospodarstwie domowym. Przy czym zgoda dotyczyć będzie mogła wyłącznie ściśle określonych danych osobowych. Należą do nich imię i nazwisko, data urodzenia, stopień pokrewieństwa, adres zamieszkania oraz inne dane osobowe, jeżeli ich podanie jest niezbędne do ustalenia sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Katalog danych osobowych, które może żądać pracodawca, nie ma zatem charakteru zamkniętego. Wyznacza go konieczność ustalenia sytuacji socjalnej pracownika.

Zgoda ma być wyrażona przez uprawnionego w formie oświadczenia złożonego w postaci papierowej lub elektronicznej, przy poszanowaniu pełnej swobody w jej udzielaniu (art. 8 ust. 1² ustawy o ZFŚS w brzmieniu nadanym przez projekt).

Z projektu wynika, iż udostępnienie danych osobowych następować będzie w drodze oświadczenia osoby uprawnionej. Pracodawca zażąda udokumentowania udostępnionych danych osobowych, jeżeli uzna za konieczne ich potwierdzenie (art. 8 ust. 1³ ustawy o ZFŚS w brzmieniu nadanym przez projekt).

Przetwarzanie danych osobowych udostępnionych pracodawcy przez osoby uprawnione ma być możliwe tylko w zakresie niezbędnym do ustalenia prawa osoby uprawionej do ulgowej usługi i świadczenia (art. 8 ust. 1⁴ ustawy o ZFŚS w brzmieniu nadanym przez projekt). Tym samym pracodawca nie będzie mógł wykorzystać danych osobowych uzyskanych w związku z prowadzeniem działalności socjalnej w innym celu niż ustalenie praw do usług i świadczeń z ZFŚS.  

Określając w regulaminie ZFŚS zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń z ZFŚS pracodawca obowiązany będzie uwzględnić nie tylko kryteria socjalne, ale i omówione powyżej zasady udzielania zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz zasady przetwarzania danych osobowych (art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS w brzmieniu nadanym przez projekt).

Radca Prawny

Dominika Zarzycka-Dudek

dzarzycka.dudek@pckp.pl

 

Masz pytanie? Napisz do naszego Eksperta

ekspert@pckp.pl