Ustawodawca, oprócz prawidłowego obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy, nałożył na płatników szereg innych obowiązków.

Jednym z nich jest wynikająca z treści art. 11 ust 3 ustawy z dnia 13 października 1995r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników  (Dz. U. z 2012 r. poz. 1314) konieczność żądania od pracowników podania identyfikatora podatkowego i podawania go organom podatkowym na dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, do których poboru są obowiązane organy podatkowe lub celne.

W celu zrealizowania nałożonego obowiązku, płatnik ma prawo zażądać od pracowników oświadczenia, jakim identyfikatorem się posługują, natomiast pracownicy mają obowiązek spełnić to żądanie. Wprawdzie w powołanej ustawie nie wskazano, w jakiej formie powinno być złożone takie oświadczenie, jednak warto pamiętać, że przy ewentualnych sporach z organami podatkowymi największą moc dowodową mają dokumenty sporządzone w formie pisemnej.

Z uwagi na fakt, iż sytuacja pracownika w trakcie roku podatkowego mogła ulec zmianie, płatnik przed wypełnieniem formularzy podatkowych za dany rok podatkowy powinien zaktualizować złożone wcześniej przez pracowników oświadczenia.

Podkreślić również należy, iż pracownik, który nie wypełni żądania pracodawcy dotyczącego podania lub aktualizacji identyfikatora podatkowego, podlega odpowiedzialności karnoskarbowej.