Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.

W razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy, pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Pracodawca może natomiast korzystniej uregulować to zagadnienie w przepisach prawa wewnątrzzakładowego i pozwolić pracownikowi na usprawiedliwienie nieobecności w pracy w trzecim lub czwartym dniu nieobecności. Jeżeli jednak pracownik nie dotrzyma terminu, ustawowego bądź ustalonego przez pracodawcę, na usprawiedliwienie nieobecności w pracy, pracodawca może nałożyć na niego karę upomnienia bądź nagany za naruszenie organizacji pracy.

Sposoby usprawiedliwiania nieobecności w pracy pracodawca określa w regulaminie pracy, jeżeli jest zobowiązany do jego wprowadzenia, tj. zatrudnia co najmniej 20 pracowników. Jeżeli pracodawca nie wprowadza w zakładzie regulaminu pracy, wobec braku obowiązku w tym zakresie, informacja o sposobie usprawiedliwiania nieobecności w pracy jest przekazywana w informacji o warunkach zatrudnienia przekazywanej pracownikowi w trybie art. 29 § 3 kodeksu pracy.