Obowiązki zatrudniającego

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji związanej z czasem pracy w zakładzie. Składają się na nią:

• plany pracy - jeśli rozkład czasu pracy jest nierównomierny,
• potwierdzanie przybycia i obecności w pracy - według wyboru sposobu dokonanego przez pracodawcę w prawie wewnątrzzakładowym,
• ewidencja czasu pracy – w oparciu o art. 149 kodeksu pracy a także w zakresie wskazanym w § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zmianami oraz z 2015r. Dz.U. poz. 2005).

Należy podkreślić, iż pracodawca jest zobowiązany zapewnić, aby informacje zawarte w szczególności w karcie ewidencji czasu pracy były prawdziwe i rzetelne. Odpowiedzialność za nieprawidłowe dane (w tym – pomyłki pracowników) będzie więc spoczywała na zatrudniającym lub – w konkretnych sytuacjach – na osobach kierujących pracownikami. Jest to uzależnione od zapisów prawa wewnątrzzakładowego określającego organizację czasu pracy w danym zakładzie.

Uprawnienia PIP związane z ustalaniem stanu faktycznego

W świetle art. 23 ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz.U. z 2015 r. poz. 640 ze zmianami z 2015 r. poz. 1240) inspektorzy pracy mają prawo wglądu w dokumentację pracowniczą w związku z prowadzoną kontrolą. W zależności od charakteru i rodzaju a także zakresu prowadzonych czynności mogą żądać różnych dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników, np. tej dotyczącej czasu pracy. Obowiązkiem podmiotu zatrudniającego natomiast jest konieczność zareagowania na żądanie inspektora pracy, co oznacza udostępnienie wymaganych dokumentów.

Z opisanego przez Państwa stanu faktycznego wprost nie wynika, jakich dokumentów żądał inspektor pracy, niemniej jednak opis „Inspektor pracy stwierdził, iż powyższe ustalenia zostały dokonane w oparciu o wydruki, które jemu udostępniliśmy” może wskazywać, iż wydruki zostały przekazane jako dokumenty potwierdzające dni i godziny pracy kontrolowanych pracowników.

Możliwości reakcji kontrolowanego

Powołana powyżej ustawa o Państwowej Inspekcji Pracy stanowi, iż podmiotowi kontrolowanemu przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie w terminie 7 dni od dnia przedstawienia protokołu. Należy zatem w sytuacji opisanej w pytaniu skorzystać z wskazanego uprawnienia podmiotu kontrolowanego i wyraźnie wskazać czas pracy poszczególnych pracowników z dokładnym wskazaniem powodów, dla których takie a nie inne dokumenty udostępnione inspektorowi pracy zawierają  nierzetelne dane. W związku z wniesieniem zastrzeżeń do protokołu inspektor pracy przeprowadzający kontrolę będzie zobowiązany je zbadać, a w przypadku stwierdzenia zasadności zastrzeżeń dokonać zmiany lub uzupełnienia odpowiedniej część protokołu.