Ustawodawca nakłada obowiązek utworzenia pracowniczych planów kapitałowych na podmiot zatrudniający. Ten został zdefiniowany w art. 2 ust. 1 pkt 21 ustawy. Zgodnie z jego treścią za podmiot zatrudniający uznaje się:

1. pracodawcę, o którym mowa w art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - w stosunku do osób zatrudnionych, o których mowa w pkt 18 lit. a (pracowników, o których mowa w art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, z wyjątkiem pracowników przebywających na urlopach górniczych i urlopach dla pracowników zakładu przeróbki mechanicznej węgla, o których mowa w art. 11b ustawy z dnia 7 września 2007 r. o funkcjonowaniu górnictwa węgla kamiennego oraz młodocianych w rozumieniu art. 190 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy),
2. nakładcę - w stosunku do osób zatrudnionych, o których mowa w pkt 18 lit. b (osób fizycznych wykonujących pracę nakładczą, które ukończyły 18. rok życia, o których mowa w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 303 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy),
3. rolnicze spółdzielnie produkcyjne lub spółdzielnie kółek rolniczych - w stosunku do osób zatrudnionych, o których mowa w pkt 18 lit. c (członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych, o których mowa w art. 138 i art. 180 ustawy z dnia 16 września 1982 r. - Prawo spółdzielcze),
4. zleceniodawcę - w stosunku do osób zatrudnionych, o których mowa w pkt 18 lit. d (osób fizycznych, które ukończyły 18 rok życia, wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z art. 750 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny stosuje się przepisy dotyczące zlecenia),
5. podmiot, w którym działa rada nadzorcza - w stosunku do osób zatrudnionych, o których mowa w pkt 18 lit. e (członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tych funkcji).

Ponadto obowiązek utworzenia PPK został nałożony również na te podmioty, których siedziba mieści się za granicą, ale zatrudniają one pracowników lub współpracują z osobami na podstawie umów cywilnoprawnych na terenie Polski.

Warto zwrócić uwagę, ze ustawodawca w szczególnych przypadkach wyłączył powszechny obowiązek tworzenia i prowadzenia PPK. Przepisów ustawy nie stosuje się bowiem do:

1. mikroprzedsiębiorców, o których mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców, jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożą podmiotowi zatrudniającemu deklarację o rezygnacji z uczestnictwa w PPK (o której mowa w art. 23 ust. 2);
2. podmiotu zatrudniającego będącego osobą fizyczną, który zatrudnia, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tego podmiotu, osobę fizyczną, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tej osoby;
3. podmiotów, które w momencie objęcia ich obowiązkiem utworzenia PPK prowadzą pracowniczy program emerytalny (PPE) oraz w związku z tym naliczają oraz odprowadzają od niego składki podstawowe w wymiarze co najmniej 3,5% wynagrodzenia, a dodatkowo poziom partycypacji w PPE wynosi co najmniej 25% spośród wszystkich osób zatrudnionych. Co istotne, aby możliwe było skorzystanie ze zwolnienia z obowiązku tworzenia PPK z powołaniem na opisywany mechanizm, poziom partycypacji w PPE musi być stale utrzymywany na poziomie przynajmniej 25% zatrudnionych, a odprowadzane składki muszą wynosić co najmniej 3,5% wynagrodzenia. Zatem należy pamiętać, że nie wystarczy, aby przywołane warunki były spełnione na dzień objęcia podmiotu zatrudniającego przepisami ustawy o PPK.