Ustalenie wartości świadczenia w postaci używania samochodu służbowego dla celów prywatnych

Zgodnie z dyspozycją art. 12 ust. 2 a ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2012 roku, poz. 361 z póź. zm.), zwanej dalej ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się
w wysokości:

1. 250 zł miesięcznie - dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm³;
2. 400 zł miesięcznie - dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm³.

Pracownik korzystający z samochodu służbowego dla celów prywatnych uzyskuje zatem przychód w postaci ryczałtu. Jego wysokość uzależniona jest wyłącznie od pojemności silnika. Nie jest ona uwarunkowana innymi czynnikami, jak np. faktyczną liczbą przejechanych przez pracownika kilometrów.

W przypadku gdy pracownik korzysta z samochodu służbowego dla celów prywatnych jedynie przez część miesiąca, wartość nieodpłatnego świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 ustalonego w art. 12 ust 2a ryczałtu (art. 12 ust. 2b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Inaczej mówiąc pracownik uzyska przychód stanowiący iloczyn liczby dni, przez które korzystał z samochodu służbowego dla celów prywatnych, oraz kwoty stanowiącej 1/30 ryczałtu, o którym mowa w art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jeżeli świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych jest częściowo odpłatne, to przychodem pracownika jest różnica pomiędzy ustaloną na podstawie przepisów art. 12 ust 2a i 2b ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kwotą i odpłatnością ponoszoną przez pracownika (art. 12 ust. 2c ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).

Należy zaznaczyć, iż wydatki związane z korzystaniem z samochodu, np. zakup paliwa, opłaty parkingowe, opłaty za przejazdy autostradą, nie są objęte ryczałtem. Co do zasady obciążają one wyłącznie pracownika. Jedynie w przypadku gdy pracodawca sfinansuje te wydatki za pracownika, mogą one stanowić opodatkowany przychód pracownika ze stosunku pracy.

Rozliczenie podatku

Wartość uzyskanego z tytułu używania samochodu służbowego dla celów prywatnych przychodu pracodawca powinien doliczyć do uzyskanych przez pracownika w danym miesiącu przychodów. Dopiero od łącznej wartości wszystkich uzyskanych przez pracownika w miesiącu przychodów pracodawca oblicza, pobiera oraz odprowadza zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych (art. 32, 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Polityka samochodowa

W celu ustalenia przejrzystych zasad korzystania przez pracowników z samochodów służbowych dla celów prywatnych pracodawca powinien stworzyć tzw. politykę samochodową. Powinna ona regulować zasady przyznawania i użytkowania pojazdu służbowego oraz kwestie rozliczeń i odpowiedzialności pracownika za powierzone mienie. Wskazany akt powinien również zawierać regulamin korzystania z samochodu i wzór umowy powierzenia mienia pracownikowi.

Polityka samochodowa powinna uwzględniać specyfikę firmy oraz przedmiot jej działalności. Nie może być ona sprzeczna z ustawą, zasadami współżycia społecznego bądź zmierzać do obejścia ustawy.