W praktyce jednak na odstąpienie od tworzenia planu urlopów może sobie pozwolić pracodawca o niezbyt licznej załodze. Przy firmie już średniej wielkości, gdy połączymy odstąpienie od tworzenia planu urlopów z rezygnacją z tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, bardzo często spotkamy się z sytuacją narastających z roku na rok zaległości urlopowych.

Pracodawca sporządzając plan urlopów powinien w nim uwzględnić praktycznie wszystkie rodzaje urlopów wypoczynkowych, z którymi spotykamy się w praktyce. Jedynym wyjątkiem w tym zakresie jest część urlopu udzielana pracownikowi w trybie określonym przez art. 1672 Kodeksu pracy (urlop „na żądanie"). Plan urlopów uwzględnia więc urlopy kolejne, pierwsze urlopy pracowników w życiu, jak i urlopy uzupełniające, które mogą wystąpić w danym roku kalendarzowym. Plan urlopów obejmuje również urlopy zaległe, jak i przysługujące niektórym grupom zawodowym urlopy dodatkowe. Punktem wyjścia do sporządzenia planu urlopów jest poznanie oczekiwań naszych pracowników.

W praktyce oznacza to zebranie przez pracodawcę wniosków w sprawie terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Po poznaniu oczekiwań poszczególnych pracowników pracodawca powinien rozważyć propozycje pracowników w kontekście zapewnienia normalnego toku funkcjonowania zakładu. Jeśli zachodzi kolizja pomiędzy wnioskiem pracownika a potrzebami pracodawcy możliwe jest zwrócenie się do pracownika o wskazanie innego terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego i wypracowanie w tym trybie rozwiązania satysfakcjonującego obie strony. W pewnych szczególnych sytuacjach ważniejsza od interesu pracodawcy jest jednak wola pracownika. Przykładem takiej wyjątkowej sytuacji jest na przykład art. 163 § 3 Kodeksu pracy, zgodnie z którym na wniosek uprawnionego pracownika należy mu udzielić urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego.

Jeszcze kilka lata temu powszechnie podnoszono, że planem urlopów powinniśmy obejmować cały rok kalendarzowy. Poglądy te znajdowały mocne uzasadnienie w ówczesnych rozwiązaniach prawnych, które sporządzeniu planu urlopów nadawały wymiar obligatoryjny. W aktualnym stanie prawnym, skoro przepisy prawa dopuszczają całkowite odstąpienie od tworzenia planu urlopów, to tym bardziej uzasadniony będzie również wyjątek polegający na objęciu planem urlopów okresu krótszego niż rok kalendarzowy. Wobec powyższego za dopuszczalne należy uznać sporządzanie planu urlopów na poszczególne półrocza, czy - jak to się sporadycznie spotyka w pra