Ustawodawca nie narzuca pracodawcom żadnej formy przyjmowanego przez nich sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia do pracy. Nie mniej jednak nie może dochodzić w tym zakresie do naruszenia przepisów prawa pracy, w tym naruszenia dóbr osobistych.

Zgodnie z art. 26 ustawy o ochronie danych osobowych pracodawca jako administrator danych jest zobowiązany zapewnić, aby dane osobowe pracowników były przetwarzane zgodnie z prawem i adekwatnie do celu ich przetwarzania. Pracodawca, który ustali, że przyjętym u niego w firmie sposobem potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy będzie lista obecności, musi liczyć się z koniecznością przetwarzania danych osobowych pracownika w tym zakresie zgodnie z prawem. Skoro celem wprowadzenia listy obecności jest uzyskanie informacji o przybyciu pracownika do pracy to w dniu, w którym nie stawia się on w celu świadczenia pracy, nie podpisze się na liście obecności. Nieobecność w tym dniu powinna zostać odnotowana w ewidencji czasu pracy prowadzonej przez pracodawcę. To jest bowiem dokument, w którym zawiera się m.in. informacje o wystąpieniu usprawiedliwionej lub nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Reasumując, lista obecności jako dokument potwierdzający przybycie i obecność pracownika w pracy powinna zostać przez niego podpisana w dniu, w którym stawia się on do pracy. To jest bowiem cel wprowadzenia listy obecności w zakładzie. Wobec powyższego pracownik, który nie stawia się do pracy z uwagi na niezdolność do jej świadczenia wskutek choroby czy też korzystanie z urlopu wypoczynkowego, siłą rzeczy nie podpisze się na liście obecności ponieważ fizycznie nie stawi się w pracy.

Innymi słowy, skoro pracodawca ma przetwarzać dane osobowe pracownika zgodnie z prawem i adekwatnie do celu ich przetwarzania, to jeżeli wprowadzi listę obecności w zakładzie dla celów potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy, to na listach powinny się znaleźć jedynie podpisy pracowników, ewentualnie z godzinami przyjścia i wyjścia z pracy, gdyż to jest cel przetwarzania danych osobowych w tym zakresie.

Wskazywanie usprawiedliwionych nieobecności pracownika w danym dniu z powodu choroby czy urlopu wykracza poza cel wprowadzenia listy obecności a tym samym wyłącza możliwość przetwarzania danych osobowych pracownika innych niż jego imię i nazwisko.

Ponadto odnotowanie w treści listy wystąpienia nieobecności pracownika w pracy z powodu choroby mogłoby zostać potraktowane jako przetwarzanie danych wrażliwych dotyczących stanu zdrowia pracownika, których pracodawca nie może przetwarzać nawet za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie.