Podstawowym przepisem uprawniającym pracodawcę do pozyskiwania informacji o kandydatach na pracownika jest art. 22¹ § 1 k.p., zgodnie z którym pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1. imię (imiona) i nazwisko;
2. imiona rodziców;
3. datę urodzenia;
4. miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);
5. wykształcenie;
6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Cytowany przepis uzupełnia regulacja zawarta w § 1 ust. 1 rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r., nr 62, poz. 286 z póź. zm.), zwanego dalej rozporządzeniem, określająca , jakich przedstawienia może żądać od kandydata na pracownika pracodawca. Zgodnie z dyspozycją przepisu pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie przedstawienia następujących dokumentów:

1. wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się
   o zatrudnienie,
2. świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
3. dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
4. świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
5. orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
6. innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Wzór kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia. Kwestionariusz obejmuje następujące informacje:

• imię (imiona) i nazwisko,
• imiona rodziców,
• data urodzenia,
• obywatelstwo,
• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
• wykształcenie (nazwa szkoły i rok jej ukończenia),
• wykształcenie uzupełniające (kursy, studia podyplomowe, data ukończenia nauki lub data rozpoczęcia, nauki w przypadku jej trwania),
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia (okresy zatrudnienia u kolejnych pracodawców oraz zajmowane stanowiska pracy),
• dodatkowe uprawnienia, umiejętności, zainteresowania (np. stopień znajomości języków obcych, prawo jazdy, obsługa komputera),
• oświadczenie, iż dane dotyczące imienia (imion), nazwiska, imion rodziców i daty urodzenia są zgodne z dowodem osobistym lub innym dowodem tożsamości.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy (§ 1 ust. 2 rozporządzenia).

Zakres informacji i dokumentów, których może żądać pracodawca na podstawie art. 22¹ § 1 k.p. oraz § 1 ust. 1 i 2 rozporządzenia, wydaje się wąski. Duże wątpliwości wywołuje treść art. 22¹ § 4 k.p., który pozwala pracodawcy żądać podania innych danych osobowych niż określone w § 1 art. 22¹ k.p., jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Pod pojęciem odrębnych przepisów należy rozumieć zarówno ustawy, jak i rozporządzenia. Zakres informacji, których pracodawca może żądać na podstawie odrębnych przepisów, może być zatem dość szeroki i ulegać zmianom.

Standardowym przykładem informacji objętych dyspozycją art. 22¹ § 4 k.p. jest informacja o niekaralności. Takie żądanie uprawnione jest w tych wszystkich przypadkach, gdy z przepisów szczególnych wynika wymóg niekaralności.