Podczas większości kontroli PIP sprawdza się sposób prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji stosunku pracy. Warto zwrócić uwagę, jakie nieprawidłowości związane z prowadzeniem akt osobowych są przedmiotem wystąpień organów Państwowej Inspekcji Pracy.

Zasady, których należy się trzymać prowadząc akta osobowe, określają przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zmianami oraz z 2009 r. Dz.U. Nr 115, poz. 971). Zasady te trzeba znać, gdyż ich zlekceważenie może stanowić powód do pociągnięcia osoby odpowiedzialnej do odpowiedzialności za popełnienie wykroczenia przeciwko prawom pracownika.

I tak podstawowym obowiązkiem każdego pracodawcy jest niezwłoczne zaprowadzenie dla każdego pracownika akt osobowych. Chodzi o stworzenie wyodrębnionego zbioru zawierającego wszelkie wymienione w par. 6 ust. 2 przywołanego rozporządzenia dokumenty dotyczące konkretnego pracownika. Niedopuszczalna jest praktyka polegająca na zwlekaniu z zaprowadzeniem akt osobowych do chwili, gdy dokumentów tych, w miarę przebiegu zatrudnienia, zrobi się na tyle dużo, że osoba prowadząca dokumentację personalną uzna za stosowane zaprowadzenie akt osobowych. O znaczeniu obowiązku zaprowadzenia akt osobowych pracownika świadczy fakt, że zgodnie z art. 281 pkt 6 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zmianami oraz z 2011r. Nr 36, poz. 181) naruszenie tego obowiązku stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30000 zł.

Prowadzenie akt osobowych rządzi się trzema podstawowymi regułami. Zgodnie bowiem z par. 6 ust. 3 rozporządzenia dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane, a każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Stąd wystąpienie dotyczące ponumerowania dokumentów znajdujących się w aktach osobowych bądź też sporządzenia aktualnych wykazów dokumentów znajdujących się w poszczególnych częściach akt osobowych należy do najczęściej pojawiających się w następstwie kontroli akt osobowych. Dal jego uniknięcia wystarczy odrobinę systematyczności i dbałość o to, aby każdy dokument zarchiwizowany w aktach osobowych został w momencie jego załączenia do akt odpowiednio oznaczony (numer kolejny części A, B lub C akt osobowych), a jego nazwa znalazła się w wykazie dokumentów znajdujących się w danej części akt osobowych. Równie często stwierdzana nieprawidłowość polega nie usunięciu z akt osobowych w wymaganym prawem terminie odpisu zawiadomienia pracownika o zastosowaniu wobec niego kary porządkowej. Biorąc pod uwagę dość krótki termin uznania kary porządkowej za niebyłą (rok nienagannej pracy) o popełnienie tego błędu nie jest trudno.

Dość często zdarza się, że prowadzone przez pracodawcę akta osobowe nie zawierają dokumentów, które powinny zostać zarchiwizowane w części A. Mowa tutaj o dokumentach przedstawianych przez pracownika w związku z ubieganiem się o zatrudnienie takich jak wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, kopie świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy, dokumentach stanowiących podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy. Zarchiwizowanie tych dokumentów jest konieczne dla prawidłowego ustalenia uprawnień pracownika wynikających z nawiązanego stosunku pracy. Stwierdzenie takich uchybień prawie zawsze będzie skutkowało wystąpieniem o uzupełnienia akt osobowych konkretnego pracownika o wskazane w wystąpieniu dokumenty.

Analizując treść par. 6 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia warto zwrócić uwagę na jeszcze jeden dokument, którego w aktach osobowych bardzo często brakuje. Mowa tutaj o oświadczeniu pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 189¹ Kodeksu pracy. Przypomnijmy, że zgodnie z art. 189¹ Kodeksu pracy jeżeli oboje rodzice lub opiekunowie dziecka są zatrudnieni, z uprawnień określonych w art. 148 pkt 3, art. 178 § 2, art. 182¹ § 1, art. 186 § 1 i 2, art. 186⁷ § 1 i art. 188 może korzystać jedno z nich. Zatem obowiązek pobrania od pracownika wskazanego oświadczenia dotyczy tylko pracowników, których sytuacja prawna kwalifikuje do korzystania do uprawnień wymienionych w art. 189¹ Kodeksu pracy.

Zobacz szkolenia:

• Przewodnik po zmianach w prawie pracy