Osoba pozostająca w stosunku pracy obowiązana jest poddać się wstępnym, okresowym i kontrolnym badaniom profilaktycznym. Wynik tych badań ma istotne znaczenie zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy. Pracodawca nie może bowiem dopuścić pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie (art. 229 § 4 k.p.).

Podstawę do przeprowadzenia badań profilaktycznych stanowi skierowanie na badania wydane przez pracodawcę (art. 229 § 4a k.p.). Wydaje się je w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje osoba kierowana na badania (§ 4 ust. 1a rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 2067 z późn. zm.). Ponadto pracodawca może przygotować kopię skierowania na badania lekarskie, którą zatrzyma dla siebie. W ten sposób zyskuje dokument potwierdzający, iż na potrzeby przeprowadzenia badań profilaktycznych prawidłowo scharakteryzował stanowisko pracy i występujące na nim zagrożenia.

Ustawodawca w żadnym akcie prawnym nie uregulował zasad przechowywania przez pracodawcę kopii skierowań na badania lekarskie. Określił natomiast zasady przechowywania orzeczeń lekarskich o zdolności do pracy. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 894 z późn. zm.) nałożyło bowiem na pracodawcę obowiązek przechowywania w aktach osobowych orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku oraz orzeczeń lekarskich wydanych w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi.

W związku z koniecznością przechowywania w aktach osobowych orzeczeń lekarskich wydanych w ramach badań profilaktycznych, postuluje się przechowywanie w aktach osobowych również kopii skierowań na profilaktyczne badania lekarskie. Przy czym kopia skierowania na badanie wstępne powinna zostać zamieszona w części A zawierającej dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a kopie skierowań na badania kontrolne i okresowe umieszcza się w części B, w której gromadzone są dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika.

Kopie skierowań na badania lekarskie mogą być również gromadzone w osobnym segregatorze.