Wysokość kosztów uzyskania przychodu przez pracowników została określona w art. 22 ust. 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwanej dalej ustawą. Z przepisu tego wynika, iż koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku pracy:

1. wynoszą 250 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3000 zł - w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
2. nie mogą przekroczyć łącznie 4500 zł za rok podatkowy - w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
3. wynoszą 300 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3600 zł - w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;
4. nie mogą przekroczyć łącznie 5400 zł za rok podatkowy - w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Ustawodawca wysokość kosztów uzyskania przychodu przez pracownika określił za pomocą stałej stawki miesięcznej. Jest ona niezależna od wysokości przychodu uzyskanego przez pracownika, liczby wypłat w miesiącu czy wymiaru czasu pracy. W konsekwencji w każdym miesiącu pracodawca może potrącić koszty uzyskania przychodu tylko raz w wysokości określonej w art. 22 ust. 1 ustawy.

Z ustawy wynika, iż w każdym miesiącu pracodawca pomniejsza zaliczkę na podatek dochodowy o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek. Jest to wartość stała. Na jej wielkość nie ma wpływu wysokość wynagrodzenia oraz liczbę wypłat w danym miesiącu. Pracodawca wypłacając pracownikowi w danym miesiącu po raz drugi wynagrodzenie, nie może zatem go pomniejszyć o kwotę zmniejszającą podatek.