Regulacje dotyczące dokumentów pracowniczych

W świetle rozporządzenia MPiPS z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii (§ 1 ust. 3 rozporządzenia).

Zakres „dostępnych” dla pracodawcy danych osobowych…

…wynika oczywiście z art. 221 kodeksu pracy i jest uzależniony od statusu zatrudnianego. W przypadku kandydata są to: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Od pracownika pracodawca może dodatkowo żądać: jego innych danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, a także numeru PESEL.

Forma „pozyskiwania” danych

Zgodnie z art. 22 § 3 kodeksu pracy udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych zarówno od kandydata, jak i od pracownika.

Z praktycznego punktu widzenia dane te często są spisywane w kwestionariuszach osobowych. Pomocniczy wzór kwestionariusza odnajdziemy w rozporządzeniu MPiPS z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Zasady przetwarzania danych

Aby odpowiedzieć na pytanie dotyczące możliwości kopiowania przez pracodawcę dokumentów zawierających dane osobowe pracownika, należy także zajrzeć do przepisów ustawy stanowiących o zasadach przetwarzania tych danych, a konkretnie do art. 26 ustawy. W świetle tego unormowania, administrator powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności jest obowiązany zapewnić, aby dane te były: przetwarzane zgodnie z prawem; zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami; merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane; przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania. W kontekście omawianego zagadnienia najistotniejszą będzie zasada legalności przetwarzanych danych oraz tzw. reguła adekwatności.

Zdaniem GIODO…

W swoim stanowisku z 5 lipca 2010 r. w sprawie kserowania dowodu osobistego kandydata do pracy GIODO stwierdził, iż „(…) kserowanie przez pracodawcę dowodu osobistego kandydata do pracy narusza ustawę o ochronie danych osobowych, o ile prowadzi do pozyskania szerszego zakresu danych osobowych niż ten, do którego pracodawca jest uprawniony (…)”. Samo kserowanie dokumentu jest czynnością techniczną, natomiast najistotniejszym jest fakt, aby osoba zbierająca dane osobowe była do tego uprawniona. GIODO podsumowuje: „(…) aby pracodawca mógł skserować dowód osobisty kandydata do pracy, musiałyby istnieć przepisy prawa zezwalające mu na pozyskanie wszystkich danych, jakie widnieją na tym dokumencie (…)”.

Praktycznie

Należy przychylić się do kryterium GIODO, które przyjął w stanowisku dotyczącym kopiowania dowodu osobistego. Warunkiem ustawowego przyzwolenia na kserowanie dokumentów jest legalny dostęp pracodawcy do tych danych.