Już od kilkunastu lat w polskim ustawodawstwie funkcjonuje system ochrony danych osobowych. Został wprowadzony ustawą z dnia 29.08.1997 r. Ostatnie lata dowodzą, iż obszar ten jest niezwykle istotny również z punktu widzenia prawa pracy. Pojawiają się liczne pytania i wątpliwości. Jednym z nich jest dopuszczalność gromadzenia przez pracodawcę danych o telefonie kontaktowym pracownika.

Dopuszczalny zakres informacji

Kodeks pracy w art. 22¹ zawiera katalog danych osobowych, których pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz od pracownika.

W pierwszym przypadku są to: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Od pracownika natomiast może żądać także numeru PESEL pracownika, innych danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Cytowany powyżej przepis jest regulacją szczególną wobec ustawy o ochronie danych osobowych, zgodnie z art. 22^₁ § 5 kodeksu pracy, w zakresie nieuregulowanym w kodeksie do danych osobowych stosuje się przepisy o ochronie danych osobowych. Katalog danych jest zamknięty.

Prawo do prywatności

Zostało zagwarantowane konstytucyjnie. Każdy ma bowiem prawo do ochrony życia prywatnego, rodzinnego, czci i dobrego imienia oraz do decydowania o swoim życiu osobistym. Nikt nie może być obowiązany inaczej niż na podstawie ustawy do ujawniania informacji dotyczących jego osoby.

Również ustawa o ochronie danych osobowych jako zasadę ustanawia prawo do ich nieujawniania. Każdy ma prawo do ochrony dotyczących go danych osobowych. Zgodnie z art. 23 ustawy „(…) przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy: 1) osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych, 2) jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (…).”.

Podstawowe zasady ochrony danych osobowych

Zgodnie z art. 7 pkt 2 ustawy, przetwarzanie danych to jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie.

Pracodawca przetwarzający dane powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów pracowników. W szczególności jest obowiązany zapewnić, aby dane te były:

• przetwarzane zgodnie z prawem (zasada legalności),
• zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami (zasada celowości),
• merytorycznie poprawne (zasada merytorycznej poprawności), adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane (zasada adekwatności),

przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania (zasada ograniczenia czasowego).

Wyrok WSA w Warszawie z dnia 1 grudnia 2005 r. (sygn. akt II SA/Wa 917/05)

W kontekście odpowiedzi na pytanie czy pracodawca może żądać od pracownika podania jego prywatnego numeru telefonu należy przede wszystkim skoncentrować się na zasadzie adekwatności wymienionej w art. 26 ustawy. Warto wspomnieć w tym miejscu wyrok WSA w Warszawie z dnia 1 grudnia 2005 r. Zdaniem Sądu zasada adekwatności ma charakter bezwzględnie obowiązujący. Adekwatność danych w stosunku do celu ich przetwarzania powinna być rozumiana jako równowaga pomiędzy uprawnieniem osoby do dysponowania swoimi danymi a interesem administratora danych. Administrator danych nie może w żaden sposób stawiać swego interesu ponad dobro osoby, której dane przetwarza. Równowaga będzie zachowana, jeżeli administrator zażąda danych tylko w takim zakresie, w jakim to jest niezbędne do wypełniania celu w jakim dane są przez niego przetwarzane.

Praktycznie…

Mając powyższe rozważania na uwadze należy podkreślić, iż pracodawca co do zasady nie ma prawa gromadzić danych o telefonie kontaktowym pracownika. Takie postępowanie mogłoby być uznane za naruszenie opisanej powyżej zasady adekwatności.

W konkretnych jednak przypadkach działanie pracodawcy mogłoby zostać uznane za usprawiedliwione. Za sytuację wyjątkową można byłoby uznać przypadek, w którym pracownik pełni ważną rolę w funkcjonowaniu firmy (np. kierownik, dyrektor lub pracownik usuwający awarię) lub też konieczność skorzystania przez pracodawcę z art. 167 kodeksu pracy, tj. rzeczywistej potrzeby odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego.

Zobacz szkolenia:

• Vademecum zmian w przepisach prawa pracy 2013