Jednym z najczęstszych celów działalności socjalnej prowadzonej przez pracodawców jest wspieranie różnych form wypoczynku pracowników. Zazwyczaj tego typu świadczenia przyznawane są pracownikom w okresie, w którym tradycyjnie pracownicy wykorzystują 14-dniowe urlopy wypoczynkowe, a więc w lipcu i sierpniu. W praktyce dopłaty do wypoczynku są dość często wypłacane w sposób niezgodny z prawem. Otóż w wielu zakładach wysokość świadczenia jest powiązana z zakładowym stażem pracy pracownika lub wymiarem czasu pracy, w którym jest zatrudniony pracownik.
Dość powszechnie spotykanym w praktyce rozwiązaniem jest uzależnienie wysokości dopłaty do wypoczynku przysługującej pracownikowi od wymiaru czasu pracy, w którym jest zatrudniony. Równie często regulamin wydatkowania środków ZFŚS obowiązujący w konkretnym podmiocie uzależnia uprawnienie do dopłaty do wypoczynku od na przykład pozostawania w zatrudnieniu w dniu 1 stycznia danego roku. Żadnego z tych rozwiązań nie da się pogodzić z obowiązującym porządkiem prawnym, a regulamin wydatkowania środków ZFŚS przewidujący takie rozwiązania zawsze będzie narażał pracodawcę na odpowiedzialność wykroczeniową. Wynika to z tego, że pracodawca jako administrator środków ZFŚS jest gwarantem zarówno zgodnego z prawem gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, jak i zgodności z prawem treści samego regulaminu.
Niezgodność postanowienia, mocą którego świadczenie z ZFŚS są powiązane z wymiarem czasu pracy pracownika bądź jego stażem pracy, polega na tym, że przy dystrybucji świadczeń z ZFŚS stosowane są kryteria, które nie mogą warunkować prawa do ubiegania się o ulgowe świadczenie lub usługę bądź też dopłatę finansowaną ze środków ZFŚS.
Ustawa z dnia 4 marca 1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996r. Nr 70, poz. 335 ze zmianami oraz z 2010r. Nr 45, poz. 235) stanowi, że przyznanie ulgowych świadczeń oraz dopłat finansowanych ze środków ZFŚS może nastąpić tylko w oparciu o badanie sytuacji materialnej, rodzinnej i życiowej osoby uprawnionej. Dokładna realizacja tych założeń pozwala na osiągnięcie podstawowego celu, w jakim powołujemy ZFŚŚ, a mianowicie wspierania osób najbardziej potrzebujących pomocy w zaspakajaniu ich potrzeb związanych z wypoczynkiem, sportem, rekreacją, kulturą itd. Jak wynika z wyroku Sądu Najwyższego z 8 maja 2002 r. (I PKN 267/2001) „sytuacja pracownika lub innej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu zawsze wymaga zatem wyjaśnienia, ustalenia i oceny”. W świetle przywołanego orzeczenia poprawnie rozdysponujemy środki ZFŚS tylko jeśli zgromadzimy informację o wszystkich dochodach podwładnego, liczbie członków jego rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym oraz uzyskiwanych przez wszystkich zarobkach.
Konstrukcja przyjęta w ustawie o ZFŚS stanowi wyczerpujące wskazanie kryteriów, którymi może posługiwać się pracodawca rozdysponowując świadczenia finansowane ze środków ZFŚS. Naruszeniem ustawy będzie wprowadzenie jakiegokolwiek dodatkowego kryterium, które wykracza poza sytuację życiową, materialną oraz rodzinną osoby uprawnionej, a taki właśnie charakter będzie miało kryterium „rocznego stażu pracy w zakładzie” czy wymiaru czasu pracy, w którym jest zatrudniony pracownik.
