Umowa w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy stanowi rodzaj umowy na czas określony. Zawierana jest ona w związku z koniecznością zapewnienia zastępstwa za innego pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy spowodowanej np. korzystaniem z urlopów związanych z rodzicielstwem, długotrwałą chorobą. W związku z tym czas, na jaki jest ona zawierana, powinien pokrywać się z okresem usprawiedliwionej nieobecności. Może być również krótszy. Nie może on natomiast przekraczać okresu absencji zastępowanego pracownika.

Do rzeczonej umowy nie mają zastosowania limity w zwieraniu umów terminowych. Stosownie bowiem do dyspozycji art. 25¹ § 4 pkt 1 kodeksu pracy, limitów w zawieraniu umów na czas określony nie stosuje się do umów o pracę zawartych na czas określony w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Zawierając umowę w celu zastępstwa innego pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy muszą zostać zachowane wymogi stawiane umowie o pracę przez art. 29 kodeksu pracy. Musi ona zatem zostać zawarta w formie pisemnej. W dokumencie powinny zostać oznaczone strony umowy, jej rodzaj, data zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności: rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia, wymiar czasu pracy, termin rozpoczęcia pracy. Przy czym warunki pracy zastępowanego pracownika nie muszą być tożsame z warunkami pracy zastępowanego pracownika. Różny może być m.in. wymiar etatu czy wysokość wynagrodzenia.

Zazwyczaj zakres obowiązków zastępcy kształtowany jest w taki sposób, aby pokrywał się z zakresem obowiązków nieobecnego pracownika. Dopuszczalne jest jednak wprowadzenie w tym zakresie modyfikacji. Jednakże nie mogą one wykraczać poza zakres obowiązków zastępowanego pracownika oraz zmierzać do powierzenia zastępcy innej rodzajowo pracy. Rozszerzenie zakresu obowiązków zastępcy o obowiązki, które nie należą do obowiązków nieobecnego pracownika, stanowi obejście przepisów prawa pracy, zmierzające do ukrycia pod umową w celu zastępstwa pracownika w czasie usprawiedliwionej nieobecności w pracy zatrudnienia nowej osoby do innej rodzajowo pracy niż praca na stanowisku zajmowanym przez nieobecnego pracownika. Zatrudniając zastępcę, który wykonuje zupełnie inne obowiązki, pracodawca unika bowiem tworzenia nowego stanowiska pracy.