W pierwszej kolejności w uproszczeniu można przyjąć, że wszystko to, co pracownik otrzymuje od swojego pracodawcy, co nie stanowi świadczenia wolnego od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jest przychodem ze stosunku pracy. Bez znaczenia pozostaje okoliczność, czy świadczenie ma charakter pieniężny, czy niepieniężny. Przychód ze stosunku pracy co do zasady podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym, a ponadto należy od niego odprowadzić składki na ubezpieczenie społeczne.

Zakwalifikowanie nieodpłatnego świadczenia jako przychodu pracownika ze stosunku pracy powinno nastąpić w oparciu o kryteria sprecyzowane w wyroku Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 roku, sygn. akt K 7/13. Za przychód pracownika mogą być uznane takie świadczenia, które:

• zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
• zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
• korzyść ta jest wymierna (również w postaci zaoszczędzenia wydatku) i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

W przypadku gdy pracownik korzysta z udostępnionego mu przez pracodawcę mieszkania, to niewątpliwie w jego majątku pojawia się korzyść, polegająca na zaoszczędzeniu wydatku, który musiałby ponieść, gdyby na własną rękę zapewnił sobie zakwaterowanie. Pracodawca nie ma bowiem obowiązku zagwarantowania swoim pracownikom miejsca zamieszkania w sąsiedztwie miejsca pracy, jeśli pracownik nie przebywa w podróży służbowej. Co więcej, świadczenie to jest spełnione za zgodą pracownika.

Tym samym łączna wartość świadczeń, związanych z zakwaterowaniem pracownika, a których koszty poniósł pracodawca, stanowi przychód pracownika.

Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się, jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku, według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku (art. 11 ust. 2b pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Wobec tego, że ustawodawca przewidział określone ramy wyceny takiego świadczenia, pracodawca nie może przyjąć dowolnej ich wartości. Ponadto, jeżeli pracodawca pokrywa pozostałe opłaty, np. na energię, gaz czy inne media, one również są przychodem pracownika, ale wycenianym według cen zakupu (zgodnie z wartościami wynikającymi z faktur lub rachunków). Gdy z danego lokalu korzysta więcej niż jeden pracownik, to wartość przypadających dla każdego z nich świadczeń ustala się proporcjonalnie dla każdego z nich.

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych należy przyjąć, że wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł.

Zatem w oparciu o powyższą regulację obowiązek opodatkowania powstanie dopiero, gdy wartość świadczeń otrzymywanych przez danego pracownika przekroczy ustawowy limit 500 zł. Wówczas doliczeniu do przychodów ze stosunku pracy będzie podlegać różnica pomiędzy faktyczną wartością świadczenia (czynsz wraz z ewentualnymi opłatami) a limitem zwolnienia.