Ustawodawca nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia akt osobowych pracowników (art. 94 pkt 9a k.p.). Zasady ich prowadzenia określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 894 z późn. zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Rozporządzenie nie zawiera regulacji dotyczącej sposobu prowadzenia akt osobowych, w sytuacji gdy pracodawca po upływie pewnego czasu ponownie zatrudnia danego pracownika. W doktrynie przyjmuje się, iż w takiej sytuacji pracodawca nie musi zakładać nowych akt osobowych i może korzystać z akt osobowych wcześniej założonych. Pogląd ten ma uzasadnienie praktyczne. Pracodawcy korzystającemu z uprzednio założonych dla ponownie zatrudnianego pracownika akt osobowych łatwiej ustalić m.in. staż pracy, od którego zależy okres wypowiedzenia, czy wyczerpanie limitów w zatrudnieniu na podstawie umów na czas określony. Takie działanie pozwala również uniknąć ponownego przedstawiania przez pracowników dokumentów, które znajdują się już w aktach osobowych.

Decydując się na korzystanie z wcześniej założonych dla ponownie zatrudnionego pracownika akt osobowych pracodawca musi pamiętać o ich uaktualnieniu. Wskutek upływu czasu informacje i dane znajdujących się w aktach osobowych mogły ulec dezaktualizacji. W związku z tym pracodawca powinien uzupełnić rzeczone akta osobowe o aktualne informacje o pracowniku, w szczególności zamieścić w nich dokumenty z miejsc pracy, w których w okresie pomiędzy rozwiązaniem stosunku pracy a ponownym zatrudnieniem w zakładzie pracy pracownik pracował, dokumenty potwierdzające uzyskane w tym okresie kwalifikacje (np. zaświadczenia, certyfikaty) itp. Powinien również zamieścić dokumenty związane z ponownym nawiązaniem przez pracownika i pracodawcę stosunku pracy, m.in. wstępne badania lekarskie, szkolenie bhp. Kontynuowanie prowadzenia akt osobowych nie zwalnia bowiem pracodawcy z obowiązków związanych z zawarciem umowy o pracę.

Pracodawca, który korzysta z wcześniej założonych dla ponownie zatrudnionego pracownika akt osobowych, powinien oddzielić w wyraźny sposób kolejne stosunki pracy. Daje to możliwość uniknięcia ewentualnych nieporozumień oraz rozróżnienia zdarzeń, które dotyczyły poszczególnych stosunków pracy, np. ukarania karą dyscyplinarną.

Radca Prawny

Dominika Zarzycka-Dudek

dzarzycka.dudek@pckp.pl

 

Masz pytanie? Napisz do naszego Eksperta

ekspert@pckp.pl