Regulacje prawne dotyczące dokumentów rekrutacyjnych

W § 1 ust. 1 rozporządzenia MPiPS z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika ustawodawca skatalogował rodzaje dokumentów, których może żądać pracodawca.

Zgodnie z tym przepisem pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia m.in. świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie.

Zawartość teczki personalnej

W świetle § 6 ust. 1 powołanego powyżej rozporządzenia pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe. Szczegóły dotyczące poszczególnych części akt osobowych odnajdziemy w § 6 ust. 2. pkt. 1 – 3 w/w rozporządzenia. W części A mają znajdować się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, określone w przepisach § 1 ust. 1 i 2. Dotyczy to między innymi świadectw pracy z poprzedniego miejsca zatrudnienia.

Możliwość skutecznego wyegzekwowania od kandydata / pracownika świadectw pracy

Mając na uwadze regulacje wynikające z przepisów rozporządzenia należałoby stwierdzić, iż zatrudniający nie posiada skutecznego prawnego instrumentu obligującego kandydata lub pracownika do przedłożenia wszystkich świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia. § 6 rozporządzenia jest bowiem przepisem o charakterze porządkowym, ponadto ustawodawca używa w nim określenia „dokumenty zgromadzone”.

Świadectwo pracy jest niewątpliwie dokumentem potwierdzającym okres zatrudnienia (art. 97 kodeksu pracy, § 1 rozporządzenia MPiPS z dnia 15.05.1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania). Dlatego też pracodawca powinien co najmniej wezwać zatrudnianego do okazania wszystkich dokumentów, od których zależą uprawnienia pracownicze.

Świadectwo dostarczone w trakcie zatrudnienia

W aktualnie obowiązujących przepisach prawnych nie odnajdziemy bezpośredniej odpowiedzi na pytanie jak postąpić w przypadku dostarczenia świadectwa pracy w trakcie zatrudnienia, z opóźnieniem. Warto więc posiłkować się orzecznictwem Sądu Najwyższego. Zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego z 27 lutego 1985 r., sygn. III PZP 6/85, OSNC 1985/10/155 gdy pracownik dostarczy dokumenty potwierdzające dodatkowy staż urlopowy z opóźnieniem, pracodawca powinien je uwzględnić i ponownie ustalić wymiar przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego. Wydaje się, iż mimo upływu czasu orzeczenie pozostaje aktualne.

Pamiętaj!

W przepisach prawa pracy nie znajdziesz regulacji, które bezpośrednio pozwolą uzyskać wszystkie świadectwa pracy. Odpowiadasz jednak za zrealizowanie wszystkich obowiązków pracodawcy względem pracownika. To również w jego interesie powinno być dostarczenie dokumentów. Dlatego też celowym wydaje się uświadomienie kandydatowi / pracownikowi konsekwencji pominięcia tych dokumentów. Można to uczynić stosownym pouczeniem np. w treści kwestionariusza osobowego lub też pozyskaniem innego oświadczenia uzyskiwanego w trakcie rekrutacji.