Zarówno przewidywalne, jak i tzw. losowe absencje pracownicze powodują konieczność planowania lub weryfikowania planu pracy zakładu. Istotną rolę w tym zakresie odgrywają urlopy wypoczynkowe. Czy można sporządzać plan urlopów na część roku kalendarzowego?

Procedury planowania urlopów

W świetle kodeksowych regulacji (art. 163 kodeksu pracy) „projektowanie” urlopów wypoczynkowych odbywa się w planie urlopów lub też po porozumieniu z pracownikiem. W pierwszym przypadku plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.  Z drugiego rozwiązania może natomiast skorzystać pracodawca, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę, lub w przypadku, gdy nie działa u niego żadna zakładowa organizacja związkowa.

Zasady dotyczące prawidłowego sporządzania planu urlopu

Przepisy kodeksu pracy nie udzielają odpowiedzi na pytanie co powinno znaleźć się w planie urlopów. Jednakże z norm działu VII kodeksu pracy można wywieść m.in. następujące „zasady”:

Jak wynika z art. 163 § 2 kodeksu pracy plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Okres na jaki plan urlopów musi być sporządzony

Ustawodawca w art. 163 § 1 zd. 1 kodeksu pracy używa określenia „plan urlopów” w liczbie pojedynczej. Wydaje się jednak, iż nie stanowi to podstawy do uznania, iż pracodawca ma obowiązek ułożenia „grafiku” urlopów wypoczynkowych na cały rok kalendarzowy. Przemawiają za tym także okoliczności przewidziane przez ustawodawcę w art. 164 – 166 kodeksu pracy a dopuszczające zmianę faktycznego wykorzystania urlopów wypoczynkowych.

Musimy także pamiętać, iż kryteria uwzględniane przy tworzeniu planu urlopowego to wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. W zakładach pracy, w których istnieje duże i rzeczywiste prawdopodobieństwo, iż terminy wykorzystania urlopów i tak będą ulegać zmianie, całoroczny plan urlopów może okazać się fikcją.

Należy jednak podkreślić, iż w związku z zapisem art. 161 kodeksu pracy, plan urlopów nie powinien być opracowywany na przełomie lat. Co do zasady bowiem pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo.

Podsumowując…

Wydaje się, iż w oparciu o aktualnie obowiązujące przepisy prawa pracy nie można jednoznacznie uznać, iż pracodawców obowiązuje tworzenie całorocznego planu urlopowego. Plan jest dla pracodawcy narzędziem ułatwiającym wypełnienie ustawowych obowiązków urlopowych wobec pracowników oraz odzwierciedlającym konieczność wypełnienia minimalnych wymagań higieny i bezpieczeństwa w odniesieniu do organizacji czasu pracy (Dyrektywa 2003/88/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 4 listopada 2003 r. dotycząca niektórych aspektów organizacji czasu pracy). Najistotniejszym jednak jest faktyczne i realne zagwarantowanie pracownikom wskazanych powyżej parametrów.

Pracodawca może więc podjąć decyzję, iż plan urlopów może być opracowany w danym roku kalendarzowym na okresy np. kwartalne czy też półroczne. W związku jednak z art. 104¹ § 1 kodeksu pracy wydaje się, iż w regulaminie pracy powinny znaleźć się stosowne zapisy dotyczące tej kwestii.