Niedawno rozwiązaliśmy stosunek pracy z pracownikiem, który przez 2 miesiące był nieobecny w pracy z przyczyn nieusprawiedliwionych. Po rozwiązaniu umowy wysłaliśmy pracownikowi świadectwo pracy wskazując adres znany nam z akt osobowych. Świadectwo do nas wróciło z adnotacją, iż adresat wyprowadził się. Co powinniśmy w tej sytuacji zrobić?

Pracodawca w związku z rozwiązaniem stosunku pracy powinien niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy. Naruszenie tego obowiązku jest prawie zawsze, w przypadku jego ujawnienia podczas kontroli, wykroczeniem. Termin wydania świadectwa pracy jest dodatkowo doprecyzowany w § 2 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania. W świetle wskazanych przepisów wydanie świadectwa powinno nastąpić bezpośrednio pracownikowi lub upoważnionej przez niego osobie w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Jeżeli jednak wydanie świadectwa pracownikowi lub upoważnionej przez niego osobie w tym terminie jest niemożliwe, pracodawca winien w terminie 7 dni od ustania stosunku pracy przesłać świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem poczty albo doręczyć je w inny sposób. Konstrukcja wskazanego przepisu oznacza, że pracodawca według swojego wyboru wysyła świadectwo pracy za pośrednictwem poczty bądź decyduje się doręczyć świadectwo pracy w innym sposób. Nie jest natomiast zobowiązany do równoległego stosowania doręczenia za pośrednictwem poczty jak i doręczenia w inny sposób.

Z okoliczności zawartych w pytaniu wynika, że pracodawca zdecydował się wydać pracownikowi świadectwo pracy za pośrednictwem poczty. W takim celu świadectwo pracy powinno zostać wysłane do pracownika za pomocą listu poleconego na adres wskazany przez pracownika jako adres zamieszkania (bądź adres do korespondencji). Zazwyczaj tego typu informacje zawiera kwestionariusz pobrany od pracownika w związku z nawiązaniem stosunku pracy. Obowiązkiem pracownika jest również aktualizowanie informacji zawartych w kwestionariuszu, jeżeli ulegną one zmianie. W stanie faktycznym przedstawionym w pytaniu pracownik prawdopodobnie zlekceważył ciążący na nim obowiązek. Pracodawca nie może z tego tytułu ponosić jakichkolwiek ujemnych konsekwencji. Zatem jeśli pracownik zmienił miejsce zamieszkania i nie powiadomił o tym pracodawcy, należy uznać, że pracodawca spełnił ciążący na nim obowiązek terminowego wydania świadectwa pracy, jeśli podjął próbę doręczenia świadectwa na ostatnio podany przez pracownika adres. Skoro to doręczenie okazało się nieskuteczne to świadectwo pracy powinno został złożone do akt osobowych, a pracodawca nie jest zobowiązany do podejmowania dalszych prób doręczenia pracownikowi świadectwa pracy.