W przypadku likwidacji lub ogłoszenia upadłości pracodawcy - odpowiednio -  likwidator lub syndyk wskazuje podmiot prowadzący działalność gospodarczą polegającą na przechowywaniu akt osobowo-płacowych, któremu zostaną przekazane do dalszego przechowywania dokumenty związane z zatrudnieniem, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca okresu przechowywania dokumentacji ustalonego na podstawie odrębnych przepisów (art. 51u ust. 1 ustawy).

Przechowywanie akt osobowo-płacowych odbywa się na podstawie odpłatnej umowy przechowania. W związku z tym likwidator bądź syndyk ma obowiązek zapewnić środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca określonego odrębnymi przepisami okresu przechowywania dokumentacji, liczonego od dnia:

1. zakończenia pracy u danego pracodawcy - dla dokumentacji osobowej;
2. wytworzenia - dla dokumentacji płacowej.

Warunkiem przyjęcia do przechowania dokumentów związanych z zatrudnieniem przez archiwum państwowe jest niemożność zapewnienia środków na pokrycie kosztów dalszego przechowywania tych dokumentów (art. 51u ust. 3 ustawy). Niemożność tę stwierdza sąd rejestrowy na wniosek pracodawcy lub syndyka masy upadłości (art. 51u ust. 3 ustawy). Przed wydaniem stosownego postanowienia sąd zasięga opinii właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy naczelnika urzędu skarbowego (art. 51u ust. 4 ustawy). Celem opinii jest przedstawienia informacji umożliwiających sądowi zapoznanie się z sytuacją finansową pracodawcy i ustalenie, czy pracodawca dysponuje środkami pozwalającymi na sfinansowanie przechowywania akt osobowo – płacowych.

Przed przekazaniem dokumentów osobowo – płacowych do przechowania likwidator lub syndyk ma obowiązek je uporządkować według zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 roku w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.