Aby deklaracje mogły być jednak przesyłane w wymagany sposób, zobowiązane do tego podmioty w pierwszej kolejności powinny zaopatrzyć się w bezpieczny podpis elektroniczny, weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Sprzedażą takiego podpisu zajmuje się obecnie pięć firm – dane kontaktowe można znaleźć na stronie www.portalpodatkowy.mf.gov.pl w zakładce „Instrukcje”.

Firmy, które zakupiły podpis kwalifikowany na potrzeby podpisywania dokumentów przesyłanych do ZUS, mogą wykorzystywać go również do podpisywania deklaracji wysyłanych do organów podatkowych.

Deklaracje w formie elektronicznej w imieniu osoby prawnej, jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej lub biura rachunkowego mogą podpisywać upoważnione przez nich osoby. Aby jednak podpisanie wysyłanych deklaracji było skuteczne, należy do organu podatkowego właściwego według siedziby firmy złożyć upoważnienie do podpisywania deklaracji przesyłanych droga elektroniczna – UPL-1.