Opracowanie harmonogramu należy do wyłącznej kompetencji pracodawcy. Harmonogram, co do zasady, powinien być sporządzony na cały okres rozliczeniowy i podany do wiadomości pracowników przed jego rozpoczęciem. Czasem jednak już po podaniu harmonogramu do wiadomości pracowników mogą zaistnieć okoliczności, które będą powodować konieczność jego modyfikacji.
Zmiana harmonogramu czasu pracy, który został podany do wiadomości pracowników, należy do najbardziej kontrowersyjnych zagadnień prawa pracy. Rodzi bowiem uzasadnione niezadowolenie pracowników, którzy w reakcji na zmianę harmonogramu muszą również dokonywać zmian w życiu prywatnym, i jest bardzo często przyczyną powstawania sporów i konfliktów. Zmian w harmonogramie czasu pracy nie lubi również Państwowa Inspekcja Pracy, która formułuje w tym zakresie dość surowe wymogi.
Jednak wszyscy, którzy w pracy zawodowej spotykają się z harmonogramami czasu pracy, mają świadomość, że od zmiany harmonogramu nie da się jednak uciec. Przy stosowaniu okresu rozliczeniowego, który trwa ponad miesiąc, wystąpienie zdarzeń, które powodują konieczność zmiany harmonogramu, jest nieuniknione.
Rozważając kwestię zmiany harmonogramu czasu pracy, który został podany do wiadomości pracowników, należy przede wszystkim podkreślić, że aby zmiana harmonogramu była w ogóle możliwa musi znajdować odpowiednią uregulowanie w przepisach prawa zakładowego. Chodzi w istocie o określenie w regulaminie pracy bądź układzie zbiorowym pracy takich spraw jak katalog okoliczności, których wystąpienie uprawni pracodawcę do zmiany harmonogramu, czy też wskazanie trybu wprowadzenia zmian w harmonogramie czasu pracy, jak również przekazania pracownikowi informacji o dokonaniu zmiany jego harmonogramu czasu pracy. W praktyce zatem pracodawcy, którzy nie przewidzieli w przepisach prawa zakładowego możliwości modyfikacji harmonogramu podanego do wiadomości pracowników, nie powinni tego czynić.
Dodatkowo zmieniając harmonogram należy mieć na uwadze, iż dopuszczalne jest to tylko w sytuacjach wyjątkowych. W szczególności nie można zaakceptować sytuacji, w której zmiana harmonogramu podyktowana jest wyłącznie okolicznościami leżącymi po stronie pracodawcy, jak na przykład dojście do wniosku w trakcie okresu rozliczeniowego, iż zmiana harmonogramu uczyni pracę pracowników tańszą.
Typowymi okolicznościami, które mogą natomiast uzasadnić zmianę harmonogramu pracownika, będzie na przykład długotrwała choroba innego pracownika, rozwiązanie umowy o pracę z innym pracownikiem bądź skorzystanie przez pracownika z długotrwałego urlopu rodzicielskiego. Wszystkie powody zmiany harmonogramu czasu pracy, które występują w praktyce w konkretnym zakładzie, powinny zatem zostać wskazane w przepisach prawa zakładowego.
Ponadto zmieniając harmonogram musimy pamiętać o zachowaniu pewnego minimalnego wyprzedzenia czasowego, które pozwoli pracownikowi dostosować swoje sprawy prywatne do zmienionego harmonogramu. Zatem zmiana harmonogramu nie jest drogą, za pomocą której moglibyśmy reagować na zdarzenia niespodziewane, takie jak skorzystanie przez pracownika z urlopu na żądanie czy nieusprawiedliwioną nieobecność. W tego typu sytuacjach zatrudniając pracownika poza obowiązującym go rozkładem czasu pracy powinniśmy czynić to stosując przepisy regulujące polecanie pracy w godzinach nadliczbowych. Niedopuszczalnym należy zatem uznać poinformowanie pracownik o zmianie harmonogramu dopiero w dniu, w którym zgodnie z pierwotnym harmonogramem miał on świadczyć pracę.
Decydując się na zmianę harmonogramu trzeba pamiętać jeszcze o jednej, szalenie istotnej okoliczności. Mowa tutaj o właściwym udokumentowaniu tego zdarzenia. Trzeba bowiem pamiętać, że zmiany w harmonogramie często rodzą sytuacje sporne, których konsekwencją jest na przykład kontrola PIP. W praktyce rozwiązaniem godnym polecenia, a które funkcjonuje praktycznie u każdego szanującego przepisy prawa pracodawcy jest rozwiązanie polegające na potwierdzeniu zmiany harmonogramu nie tylko podpisem pracownika, którego zmiana dotyczy, lecz również uzyskaniem od pracownika indywidualnej, pisemnej zgody na zmianę harmonogramu. Dopiero w tej sytuacji zyskujemy 100% pewność, że zmiana harmonogramu będzie skuteczna i przeprowadzana właściwie.
