Nadchodzący koniec pierwszego kwartału powoduje, że pracodawcy za wszelką cenę dążą do udzielenia pracownikom zaległych urlopów wypoczynkowych. Przypomnijmy, że zgodnie ze stanem prawnym obowiązującym w 2011r., termin udzielenia zaległego urlopu to nadal koniec marca. Zapowiadana nowelizacja Kodeksu pracy, która przesunie ten termin na koniec pierwszego półrocza, wejdzie w życie prawdopodobnie dopiero w 2012r. Jednym z pomysłów pracodawców na rozwiązanie problemu zaległych urlopów jest zarachowywanie na poczet urlopu wyjść prywatnych pracownika.

Wielu pracodawców ma praktyczne problemy z rozliczeniem czasu nieprzepracowanego przez pracownika w związku z prywatnym wyjściem z pracy (na przykład pracownik musi wyjść z pracy dwie godziny przed końcem dniówki roboczej w celu załatwienia sprawy w urzędzie). Z drugiej strony dla wielu pracodawców problemem jest również terminowe udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego. Bardzo często, u pracodawcy który zmaga się z tymi problemami, pojawi się praktyka zarachowywanie na poczet urlopu wyjść prywatnych.

W celu zaewidencjonowania takich sytuacji w wielu zakładach funkcjonują specjalne rejestry (nazywane najczęściej ewidencją wyjść prywatnych). Bezsporny w tej sytuacji jest fakt, że pracownik za czas nieprzepracowany w związku z niewykonywaniem obowiązków pracowniczych nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Z drugiej strony niedopuszczalna jest praktyka polegająca na uzależnianiu przez pracodawcę usprawiedliwienia nieobecności w pracy od odpracowania przez pracownika czasu nieprzepracowanego w terminie narzuconym pracownikowi.

Za niedopuszczalne należy uznać również rozwiązanie stosowane przez niektórych pracodawców, polegające na zliczaniu nieprzepracowanych godzin w poszczególnych miesiącach (lub okresach rozliczeniowych) i dokonywanie swego rodzaju potrącenie z godzinowego wymiaru urlopu wypoczynkowego pracownika, aby w ten sposób uniknąć niedogodności związanych z pomniejszeniem wynagrodzenia pracownika. Takie rozwiązanie ma co prawda pewien walor praktyczny, jednak pozostaje w oczywistej sprzeczności z przepisami Kodeksu pracy.

Co do zasady, udzielenie urlopu na część dnia pracy jest dopuszczalne wyjątkowo. Możliwe jest bowiem wyłącznie w sytuacji, gdy część urlopu pozostała pracownikowi do wykorzystania w danym roku jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w danym dniu, w którym pracownik pragnie skorzystać z urlopu wypoczynkowego. W przykładzie przywołanym na wstępie działanie pracodawcy byłoby więc uprawnione, jeśli pracownikowi pozostałoby do wykorzystania w danym roku kalendarzowym wyłącznie dwie godziny urlopu wypoczynkowego (i o ile pracownik wystąpił z wnioskiem o udzielenie urlopu w takim wymiarze). W pozostałym zakresie praktyka opisana na wstępie jest niezgodna z prawem.