Gdy jest to możliwe, należy te czynności wykonać przed delegowaniem. Jeśli spełnione są warunki oddelegowania, oddział ZUS poinformuje właściwą instytucję w państwie czasowego zatrudnienia, że pracownik będzie nadal ubezpieczony w Polsce. Oddział ZUS musi poinformować również delegowanego pracownika oraz jego pracodawcę o warunkach, jakie muszą być spełnione, aby dana osoba mogła nadal podlegać polskim przepisom, a także o możliwości przeprowadzenia kontroli w trakcie całego okresu oddelegowania w celu sprawdzenia czy rzeczywiście te warunki są spełnione.

Pracownik najemny (bądź pracodawca takiego pracownika) lub osoba prowadząca działalność na własny rachunek, która ma być delegowana do innego państwa członkowskiego, otrzymuje od oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych formularz zaświadczenia A1 (lub E101 – jeżeli praca wykonywana jest w państwie EOG lub Szwajcarii). Zaświadczenie to potwierdza, że do określonego dnia pracownik lub osoba prowadząca działalność na własny rachunek podlega szczególnym przepisom dotyczącym osób delegowanych.