Kryteria socjalne i ustalenie ich spełnienia

Świadczenia z ZFŚS przyznawane są według kryteriów o charakterze wyłącznie socjalnym. Stosownie bowiem do dyspozycji art. 8 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 800 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

Obowiązek stosowania kryteriów socjalnych ma charakter bezwzględny i nie ma od niego wyjątków. Ustawodawca nie zdefiniował jednak, jakie informacje oraz dokumenty mogą stanowić podstawę oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Kwestia ta powinna zostać uregulowana w regulaminie ZFŚS. Z art. 8 ust. 2 ustawy wynika bowiem, iż zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej muszą zostać określone w regulaminie ZFŚS.

Obecnie do coraz częstszych należą sytuacje, w których pracownicy odmawiają przedstawienia wskazanych w regulaminie ZFŚS dokumentów lub złożenia wymaganych przez ten regulamin oświadczeń powołując się na postanowienia ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 922 z późn. zm.). Czy słusznie?

Dopuszczalność żądania przedstawienia stosownych informacji oraz przedłożenia odpowiednich dokumentów uzasadniających przyznanie świadczeń z ZFŚS

Kwestia zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych żądania przedstawienia przez osoby ubiegające się o świadczenia z ZFŚS deklaracji PIT oraz złożenia przez nie stosownych oświadczeń stała się przedmiotem rozważań Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (zwanego dalej GIODO). W jego ocenie uprawnienie pracodawcy do żądania podania informacji oraz przedłożenia dokumentów uzasadniających przyznanie świadczenia z Funduszu winno mieć podstawy w postanowieniach regulaminu ZFŚS. Dokument ten powinien bowiem precyzować zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz tryb rozpatrywania wniosków o ich przyznanie.

Równocześnie GIODO zauważył, iż zakres żądanych danych powinien uwzględniać, mającą swoje źródło w art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych osobowych, zasadę celowości (adekwatności). Zdaniem GIODO: „Równowaga będzie zachowana, jeżeli administrator danych zażąda danych tylko w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do wypełnienia celu, w jakim dane są przetwarzane. Ponadto, jak wskazuje się w literaturze przedmiotu, z przepisu art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy wynika w szczególności zakaz zbierania danych niemających znaczenia, jak i danych o większym, niż konieczny stopniu szczegółowości, jak również danych zbieranych „na przyszłość”. Zatem, żądając przedłożenia druków PIT, należy wziąć pod uwagę również tę zasadę.”.

GIODO zauważył także, iż weryfikacja sytuacji materialnej osoby ubiegającej się o środki z Funduszu może być dokona również w inny sposób niż pozyskiwanie przez pracodawcę np. kopii zeznania podatkowego (PIT) pracownika lub osoby będącej członkiem rodzinny pracownika. W związku z tym wystarczające byłoby przedstawienie takiego dokumentu jedynie do wglądu.

Radca Prawny

Dominika Zarzycka-Dudek

dzarzycka.dudek@pckp.pl

 

Masz pytanie? Napisz do naszego Eksperta

ekspert@pckp.pl