W wyroku z dnia 16 czerwca 1999 roku, sygn. akt I PKN 114/99, Sąd Najwyższy stwierdził, że pracodawca nie może zastosować kary porządkowej bez uprzedniego wysłuchania pracownika, chyba że ten zrezygnował ze stworzonej mu możliwości ustnego złożenia wyjaśnień bądź wybrał pisemną formę ich wyrażenia. Pracownik może zatem złożyć wyjaśnienia ustnie, pisemnie lub telefonicznie albo może w ogóle nie skorzystać z tego prawa, pracodawca natomiast nie może narzucić formy składania wyjaśnień.

W kodeksie pracy nie wskazano osoby, która z upoważnienia pracodawcy powinna wysłuchać pracownika przed nałożeniem kary porządkowej. Tą osobą nie musi być ani pracodawca, ani pracownik zatrudniony na kierowniczym stanowisku w zakładzie uprawniony do nakładania kar porządkowych. W wyroku z 9 kwietnia 1998 roku, sygn. akt I PKN 45/98, Sąd Najwyższy wskazał, że nie narusza art. 109 § 2 kodeksu pracy wysłuchanie pracownika przez inną wyznaczoną do tego osobę niż uprawniona do wymierzenia kary porządkowej.

Gdy z powodu nieobecności w zakładzie pracy pracownik nie może być wysłuchany, następuje zawieszenie biegu dwutygodniowego terminu, liczonego od dnia powzięcia przez pracodawcę wiedzy o naruszeniu obowiązku pracowniczego, w którym pracodawca może wymierzyć karę porządkową. Każda bowiem nieobecność pracownika w zakładzie pracy (usprawiedliwiona lub nieusprawiedliwiona) powoduje - z mocy art. 109 § 3 kodeksu pracy - zawieszenie biegu terminu przedawnienia ukarania karami porządkowymi. Istotne jest jednak, że przepis art. 109 § 3 kodeksu pracy reguluje zawieszenie wyłącznie biegu dwutygodniowego terminu, w którym pracodawca może wymierzyć karę porządkową. Wobec tego po upływie trzech miesięcy od dnia zdarzenia, które leży u podstaw wymierzenia kary porządkowej, pracodawca bezwzględnie nie ma prawa nałożyć tej kary na pracownika nieobecnego w pracy.