Po ostatniej kontroli PIP otrzymałam wystąpienie, w którym polecono mi wypłacenie pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, do którego nabył prawo w czasie zatrudnienia na podstawie umowy na okres próbny. Umowa ta rozwiązała się z dniem 31 maja, natomiast od dnia 1 czerwca zawarliśmy z pracownikiem umowę na czas nieokreślony. Kontrolujący zażądał ode mnie przedstawienia pisemnego porozumienia z pracownikiem w tym zakresie, a ja takiego porozumienia nie zawierałam z pracownikiem uznając, że jak nie poprosił o wypłatę ekwiwalentu to chce mieć udzielony urlop w okresie zatrudnienia na podstawie umowy na czas określony. Czy taka praktyka jest właściwa?

Ostatnio dociera do nas coraz więcej sygnałów o takiej praktyce organów PIP, jak przedstawiona w pytaniu. Mimo że jest to dość kłopotliwe i pracochłonne, to jednak w stanie faktycznym przedstawionym w pytaniu zalecane jest zawieranie z pracownikiem pisemnego porozumienia o niewypłacaniu ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Należy bowiem zwrócić uwagę, że ustawodawca co do zasady przyjmuje, że każde ustanie stosunku pracy powoduje przekształcenie prawa pracownika do wykorzystania urlopu wypoczynkowego w naturze w roszczenie pracownika o zapłatę ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Mówiąc o ustaniu stosunku pracy trzeba uwzględniać zarówno definitywne rozwiązanie stosunku pracy, jak i sytuację polegającą na rozwiązaniu terminowej umowy o pracę i nawiązaniu następnego dnia kolejnej umowy o pracę, która jest swego rodzaju kontynuacją dotychczasowego zatrudnienia.

Odnosząc się do tej drugiej sytuacji, która jest przedmiotem pytania, należy rozważyć zobowiązanie pracodawcy w świetle brzmienia art. 171 § 3 Kodeksu pracy. Zgodnie z przywołanym przepisem pracodawca może odstąpić od wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, jedynie gdy strony zgodnie postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy o pracę. Innymi słowy, zarówno sprzeciw pracownika, jak i sprzeciw pracodawcy mogą rodzą konieczność wypłaty ekwiwalentu pieniężnego.

Zazwyczaj jednak przy zastosowaniu przywołanej powyżej konstrukcji w sytuacji zawierania z pracownikiem kolejnych umów o pracę unikamy wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, w wyniku czego prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego zostanie zrealizowane w naturze w trakcie zatrudnienia wynikającego z kolejnej umowy o pracę. Skutek taki strony osiągną, jeśli wyrażą zgodną wolę w tym zakresie. Kwestia ta wymaga więc wyraźnego uzgodnienia między stronami stosunku pracy, a uzgodnieniu takiemu powinna zostać nadana forma pisemna. Znaczenie tego zdania podkreśla brzmienie § 6 ust. 2 pkt 3 ppkt aa rozporządzenia MPiPS z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, zgodnie z którym w części C akt osobowych pracownika przechowujemy dokumenty związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy sytuacji określonej w art. 171 § 3 Kodeksu pracy. Taka była też prawdopodobnie podstawa wniosku inspektora pracy.